Система электронного документооборота обеспечивает. Для руководителей различных уровней. Усредненные характеристики сервера

Автоматизация – это здорово. Время толстых папок с кипами деловых бумаг прошло, а электронные документы создаются, исполняются и архивируются в несколько кликов или вообще самостоятельно. Нет, у вас не так? Значит, пора всерьёз заняться организацией электронного документооборота. Подберите хорошее программное обеспечение, и всё будет хорошо. Точно лучше, чем сейчас.

Что такое СЭД?

СЭД, или система электронного документооборота – это система компьютерного ПО, которая нужна для организации работы с электронными неструктурированными документами. Вторая (но не менее важная) задача СЭД – организация взаимодействия между сотрудниками путём передачи документов, выдачи индивидуальных заданий и других аналогичных действий. Словом, эта система позволяет создавать, изменять, искать, назначать и передавать любые содержательные акты в электронной форме.

С понятием СЭД тесно связано другое понятие – «ECM-система». Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, которые применяются для сбора, накопления и хранения информации, управления ей и доставки всем адресатам внутри организации. Не нужно путать два этих определения. ECM – это более глобальная система. Чтобы эволюционировать до уровня ECM, СЭД должна расширить свой функционал (то есть содержать средства сканирования, поддерживать правила хранения бумаг, гарантировать их сохранность и т. д).

Словом, электронный документооборот – это кровеносная система фирмы.

Что даёт СЭД руководителю?

СЭД здорово упрощает деятельность фирмы.

1. Обеспечивается прозрачность большинства бизнес-процессов. Руководитель отчётливо видит каждый этап процесса документооборота и может более эффективно его контролировать.
2. Значительно повышается исполнительская дисциплина. Обычно более 20 % назначенных и распределённых заданий не выполняются ответственными за них работниками. СЭД же позволяет сократить этот процент до нуля (в идеале, конечно).
3. Сокращаются временные затраты на все рутинные операции с документами. Поиск, согласование, создание тех или иных актов – всё это можно осуществить за считаные секунды. В результате ускоряются и все остальные процессы. Как мы помним, время – деньги.
4. Обеспечивается конфиденциальность информации. У каждого сотрудника есть свои пределы доступа, с каждым документом работают только те люди, которые должны это делать в соответствии со своими обязанностями и квалификацией. К тому же все действия протоколируются (не только подписание или изменения, но и чтение).
5. Обеспечивается выполнение требований международных стандартов ISO 9000. Одно из базовых требований этих стандартов – прозрачность документооборота и информационного воздействия.
6. Внедрение инноваций происходит легко и безболезненно. Новые правила работы почти мгновенно доводятся до сведения всех сотрудников, а сроки обучения новичков в разы сокращаются. Когда каждый может быстро отыскать необходимую инструкцию, «стопорных» моментов почти не возникает.
7. Развивается корпоративная культура. Взаимодействие работников оптимизировано, горизонтальные связи налажены, ответственность чётко обозначена – в таких условиях команда спаивается в эффективный, безошибочно функционирующий механизм. А это не такая уж мелочь.

Главная задача всех систем автоматизации – заменить человека системой. СЭД не исключение. Обычно в компании есть несколько «золотых» сотрудников, на которых всё держится. Они всё знают, всё умеют, и стоит им уволиться, как происходит коллапс в миниатюре. Хорошего в этом мало. Автоматизация же распределяет груз ответственности на всех поровну и позволяет контролировать происходящее в онлайн-режиме. Как следствие, повышаются скорость и качество обслуживания клиентов. Как глобальное следствие, возрастают конкурентные преимущества компании.

В каких случаях СЭД не поможет?

Мы понимаем, что волшебных таблеток не бывает. СЭД – не панацея, это всего лишь удобный инструмент со своим назначением. Молотком не прикрутишь гайку, а СЭД не поможет вам в решении некоторых важных задач.

Дело в том, что эта электронная система «заточена» на работу с неструктурированной информацией. Поэтому заниматься с помощью СЭД кадровым делопроизводством или налоговым/бухгалтерским учётом бессмысленно. Например, при работе с кадрами не обойтись без структурированных выборок по персоналу (по специальностям, датам приёма и увольнения, образованию, квалификации). Храниться такие выборки должны в базе данных, но никак не в виде хаотичного «облака». То же самое относится к финансовым актам: накладные, счета-фактуры и прочие бумаги должны быть чётко структурированы. А для этого нужны специализированные бухгалтерские системы (то есть более узкие и специфичные инструменты). При анализе и моделировании бизнес-процессов на СЭД опираться тем более не стоит.

Виды СЭД

Существует несколько классификаций – по общей и специальной функциональности, технологии управления контентом, компонентам... Но вся эта теория имеет значение только для разработчиков. Вам ведь нужны практические решения, а не технические списки? В таком случае обратим внимание на самое животрепещущее – количество реализуемых функций. По этому параметру среди СЭД выделяют следующие виды:

• системы делопроизводства;
• электронные архивы;
• workflow-системы;
• комплексные или ECM-системы.

Каждый следующий уровень масштабнее и круче предыдущего.

Как выбрать?

Главный минус разработчиков автоматических систем документооборота – косность. Из описаний зачастую мало что можно понять, промоматериалов мало, разбираться сложно… Придётся запастись терпением и проверить несколько СЭД по шестиступенчатому алгоритму.

А если конкретнее?

Нельзя сказать, какая именно СЭД из представленных на рынке лучше и почему. Это всё-таки софт, и разработчики регулярно вносят в него изменения и дополнения. Система, которая была неэффективной сегодня, завтра будет смотреться очень даже неплохо по сравнению с «накосячившими» конкурентами (и наоборот). Универсальных решений нет, и вам всё равно придётся тестировать системы по каждому из шести перечисленных параметров.

К числу самых крупных и известных СЭД относятся следующие:

• Verdox ;
• Optima Workflow;
• DocsVision;
• ТЕЗИС;
• МОТИВ;
• 1С-Документооборот;
• Directum;
• ДЕЛО;
• WSS Docs;
• E1 Евфрат;
• БОСС-Референт;
• DocLogix.

На момент написания статьи последние 5 из них выглядят откровенно недоработанными – слабый функционал, чересчур сложное и замороченное управление. Среди остальных выделить лидера не получится. Свои плюсы и минусы есть у каждой системы электронного документооборота.

Да, заниматься сравнительным анализом придётся долго, и это дело муторное. Но всё же не пожалейте времени. Помните, что вам не нужно универсальное решение, а больше функций – не значит лучше. Ищите систему, которая идеально подойдёт именно для решения задач, связанных с деятельностью вашей компании. Если потребуется, не ограничивайтесь изучением сайтов разработчиков. Позвоните по указанным телефонам, скиньте сообщение в службу поддержки и попросите связаться с вами по скайпу или другим удобным способом. Это CRM-систему можно подобрать за полчаса, с СЭД такое не пройдёт.

Традиционно понятие автоматизации документооборота связывают с работой с корреспонденцией, документами распорядительного и организационного характера и т.д. Однако СЭД позволяют также связать каждый документ с действиями, которые следует с ним произвести. Благодаря такой системе, появляется возможность отслеживать выполнение сотрудниками определенных работ. Таким образом, СЭД обеспечивает не только эффективное управление потоками документов и информационную безопасность в компании, но и повышение контроля исполнения работ по документам и продуктивности работы сотрудников.

Системы электронного документооборота (СЭД) в настоящее время применяются в ИТ инфраструктуре практически любой компании - как частной, так и государственной. В большинстве компаний либо СЭД уже внедрена, либо планируется ее внедрение в ближайшем будущем. Системы электронного документооборота решают все более широкий спектр задач, интегрируются с учетными системами, позволяют управлять показателями жизнедеятельности предприятия (выстраивать системы KPI или ССП). С помощью СЭД предприятие становится прозрачным и управляемым: все простейшие хозяйственные операции (например, отгрузка товара со склада или передача материалов в производство) сопровождаются отражением их в учетной системе в виде электронных документов. Хозяйственные операции могут сопровождаться учетом и фиксацией показателей бизнес-процессов . Накопленная информация по показателям интегрируется в СЭД в показатели верхнего уровня, и, таким образом, мы получаем систему сбалансированных показателей , отражаемую на панели руководителя.

Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ, к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа, параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение, а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности.

Кроме того, СЭД , как правило, содержат средства групповой работы над документами и проектами, календарного планирования и загрузки сотрудников по работе с документами, ведения истории работы с документами и безопасной работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия. На самой распространенной в России платформе "1С:Предприятие 8" примером СЭД является . С появлением платформы "1С: Предприятие 8" распространение семейства программ 1С было переориентировано с мелкого на средний и корпоративный сегменты предприятий. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.

Система электронного документооборота не должна иметь отраслевой специфики. Основным и наиболее распространенным вариантом электронного документооборота являются коробочные продукты, и СЭД на платформе 1С не исключение.

В условиях современного развития бизнеса СЭД должна решать задачи, связанные с оптимизацией затрат, с возможностью экономии внутренних ресурсов предприятия. При этом наиболее оптимальным вариантом является такая ситуация для предприятия, когда внедренная информационная система электронного документооборота позволяет быстро (за 2-3 месяца) окупить затраты на внедрение. Необходимым условием для подобного внедрения является наличие на предприятии сотрудника, владеющего знаниями в области процессного управления, навыками в построении диаграмм нотаций описания бизнес-процессов и достаточно хорошо представляющего бизнес-процессы , протекающие на предприятии, внедряющем СЭД. Важным подспорьем могут быть формализованные схемы бизнес-процессов .

Внедрение СЭД всегда должно решать вопрос оптимизации бизнес-процессов и экономии трудозатрат как руководящего звена, так и рядовых сотрудников предприятия. При этом максимальный эффект от внедрения достигается, когда электронный документооборот функционирует в едином информационном пространстве с системой управления и учета. Такая объединенная система позволяет решить значительно большее количество задач.

Существует ряд стандартных применений СЭД на платформе 1С, например, автоматизация договорной работы. Но решение таких задач, как кадровый документооборот, работа с командировками и авансовыми отчетами, заявки на денежные средства, процессы сопровождения продаж, закупок, производства и складской документооборот могут быть решены только в единой информационной системе с системой учета. Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота "ПитерСофт: Управление процессами" может работать в единой базе с продуктом "1С: Зарплата и управление персоналом" или "1С: Управление производственным предприятием" , что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада) и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку).

Развитие экономики ставит перед руководством предприятий и организаций любой формы собственности задачу по автоматизации делопроизводства, организации документооборота и созданию систем управления документами (СУД).
Системы электронного документооборота (СЭД) включают инструменты, позволяющие:

1. создавать документы;
2. обрабатывать документы;
3. тиражировать документы;
4. доставлять документы;
5. осуществлять хранение документов;
6. контролировать выполнение поручений;
7. создавать средства организации совместной работы
8. архивировать документы.

На практике СУД и СЭД обычно объединяются в рамках единой системы, называемой системой автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД), на которую существует устойчивый спрос на рынке программного обеспечения. На рынке России представлено более 10 САДЭД, отличающихся друг от друга по многим параметрам: стоимости владения (в том числе необходимости приобретения и поддержки дополнительного ПО - например, базы данных), наличию основных и дополнительных функций и т.д. Требования потребителей: минимальные затраты на внедрение, администрирование и поддержку таких систем, возможность адаптации приобретаемых САДЭД под специфические требования конкретной бизнес-сферы.
Такие системы должны позволять осуществлять управление документооборотом как по функциям, так и по процессам в организации. САДЭД способны поддерживать либо стандарт DMS (documents management system - система управления документами), либо стандарт Workflow (автоматизация документопотоков).
Рынок программных средств в рассматриваемой сфере включает:

• программные продукты, направленные на автоматизацию документооборота - электронные канцелярии (Дело, Золушка, LanDocs);
• программные продукты на основе Lotus Notes (Company Media, Босс-референт);
• программные платформы для создания собственных решений (Documentum, Hummingbird);
• готовые решения на основе собственных программных платформ (DocsVision, Директум, Оптима, Евфрат).

Внедрение СЭД не позволяет полностью отказаться от бумажных документов из-за регламентов действующего законодательства, например, бухгалтерские документы во многих случаях должны быть обязательно продублированы на бумажных документах. Внедрение технологий безбумажного документооборота увеличивает расход бумаги при выводе различных отчетов, которые позволяет создавать СЭД.
САДЭД должна включать модули защиты информации и удаленного доступа к ней, обеспечивающие надежное администрирование системы:

• архивацию и резервное копирование;
• антивирусную защиту и защиту от несанкционированного доступа;
• поддержку электронной цифровой подписи и шифрования данных;
• поддержку удаленных пользователей и удаленного администрирования.

Обеспечение сохранности данных средствами САДЭД и доступа к исполненным документам является важной функцией для отказоустойчивости системы безбумажного документооборота и организации полнофункционального поиска по всем документам предприятия. Интеграция с системами антивирусной защиты для отказоустойчивости САДЭД, возможность осуществления групповых политик безопасности предприятия, контроль доступа к базам данных системы электронного документооборота, разграничение доступа, готовые шаблоны доступа, сформированные под цели конкретных подразделений (отдел кадров, бухгалтерия и т.п.), средства удаленного доступа и удаленного администрирования САДЭД позволяют использовать веб-технологии документооборота.
Важным требованием к САДЭД является минимизация тотальной стоимости владения. При выборе такой системы важны используемая система управления базами данных (СУБД), а также средства разработки. Для минимизации затрат следует строить САДЭД на уже имеющемся лицензионном ПО. Помимо минимизации стоимости приобретения, внедрения такой подход позволит привлекать специалистов предприятии к разработке САДЭД, интегрировать ее в корпоративную ИТ-среду. Затраты на обучение специа
листа при этом могут быть исключены из тотальной стоимости внедрения и владения САДЭД. Аналогично для распространенных СУБД проще найти разработчика и готовые решения по адаптации ПО в конкретную сферу деловой активности.
При выборе САДЭД анализ основных поставщиков должен со- четатся с демонстрационным показом возможностей систем и их сравнительным анализом. Поставщики САДЭД внедряют и настраивают конфигурации системы под конкретные цели предприятий и организаций, применяя готовые решения.
При выборе САДЭД необходимо учитывать следующие аспекты.

1. Соответствие набора функций САДЭД требованиям пользователя: функциональность и фактор «цена-качество», сложность системы и исключение функций, применение которых маловероятно, излишняя простота, которая потребует дополнительных инвестиций на необходимые модули.
2. Распространенность ПО на рынке (прежде всего на региональном).

Срок присутствия той или иной САДЭД на рынке указывает на ее распространенность, наличие специалистов, а также возможность поддержки работы системы, устранение ошибок, наличие подробной технической документации (в том числе от сторонних экспертов), уменьшение тотальной стоимости внедрения и владения системой.

1. Наличие готовых решений и конфигураций в бизнес-сфере предприятия (организации) - заказчика САДЭД. Различные бизнес- сферы (строительство, здравоохранение и т.д.) имеют свои специфические особенности, которые потребуют адаптации САДЭД. При наличии у разработчиков (дистрибьюторов) готовых решений можно значительно сэкономить на адаптации.
2. Используемые инструменты (СУБД). При наличии лицензионного ПО для работы с СУБД целесообразно использование единой платформы для формирования ИТ-среды предприятия (организации). Улучшить ТСО поможет использование программных продуктов с открытым кодом (open-source).
3. Необходимость приобретения дополнительных модулей и дополнительных пользовательских лицензий. Производители ПО обычно включают в базовый пакет ограниченное число пользовательских лицензий. При подключении новых пользователей может возникнуть необходимость приобретения дополнительных лицензий. Некоторые модули (например, веб-доступ, полнотекстовый поиск и т.п.) могут быть доступны в качестве опций.
4. Необходимость дополнительного обучения для использования, поддержки и администрирования. Программные продукт и САДЭД
   требует переодически актуализации знаний специалистов по внедрению и поддержке повышению сложности системы, ее избыточности, развитию справочников. При недостаточной подготовке персонала это вызывает противодействие со стороны пользователей. Заполнение большого количества справочников требует привлечения сотрудников ИТ-службы. Администраторы системы должны заниматься только функциями администрирования!
5. Удобство интерфейса и организация удаленной работы. Интуитивная понятность и простота интерфейса позволит преодолеть противодействие пользователей внедрению САДЭД на начальном этапе. Возможность получения доступа к системе не только из головного офиса во многих случаях упростит работу пользователей САДЭД предприятия (организации).

Окончательное решение о приобретении и внедрении той или иной системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота лежит в сфере персональной ответственности администрации предприятия и руководителя ИТ-службы.
Представленные на российском рынке фирмы - разработчики программного обеспечения для автоматизации делопроизводства и организации электронного документооборота приведены в табл. 6.4.
Таблица 6.4. Основные программные продукты для СУД и СЭД

Программный продукт	Разработчик	Страница в Интернете
Directum	Directum	http://www.directum.ru
DocsVision	Digital Design	http://www.docsvision.com/
LanDocs	Ланит	http://www.landocs.ru
NauDoc	Naumen	http://www.naudoc.ru
OfficeMedia	Интертраст	http://www.intertrust.ru
OPTIMA-Workflow	OPTIMA	http://www.optima-workflow.ru
Босс-Референт	Ай-Ти	http://www.boss-referent.ru
Дело	ЭОС	http://www.eos.ru
Евфрат-документо- оборот	Cognitive Technologies	http://www.evfrat.ru
Электронная канцелярия «Золушка»	НТЦ ИРМ	http://www.mdi.ru/
Эскадо	Интерпроком ЛАН	http://www.interprocom.ru

Ниже приведены описания указанных систем с анализом их возможностей.

Directum - это система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, соответствующая концепции ECM (Enterprise Content Management). Создатели системы придерживаются стандарта Workflow с достаточной избыточностью, целью которой является автоматизация работы, прежде всего канцелярии и секретариата предприятия (организации): согласование документов, контроль исполнения по процессам, требующим взаимодействия подразделений и руководства, подготовку совещаний. Основными модулями системы являются:

• управление канцелярией: регистрация входящих и исходящих документов в соответствии с действующими требованиями, ведение номенклатуры дел, контроль рассылок, исполнения и маршрутов бумажных документов;
• управление электронными документами: создание и хранение документов в различных форматах, организация полнотекстового поиска, контроль версий документов, назначение прав доступа к документам, поддержка ЭЦП;
• управление деловыми процессами: поддержка создания документов и контроль исполнения документов; организация взаимодействия между подразделениями (по функциям и по процессам); маршрутизация документов;
• управление совещаниями: организация коллективной работы по подготовке совещаний, формирование и рассылка протокола, контроль исполнения решений;
• управление отношениями с клиентами (CRM): ведение единой базы клиентов, планирование переговоров, сопровождение процесса продаж и маркетинговых мероприятий.

Демонстрационную версию можно скачать с сайта компании.
Для удобства пользования в распределенных организациях (компания с филиалами т.п.) имеется встроенное решение по репликации. Удаленные пользователи могут получать доступ к системе с помощью веб-сервисов.
В качестве средства разработки применяется инструмент IS-Buil- der, использующий встроенный язык программирования, позволяющий осуществлять модификацию и разработку новых карточек электронных документов, справочников и отчетов. Система может интегрироваться в ИТ-среду предприятия.
В качестве средства автоматизации делопроизводства система Directum позволяет осуществлять регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек (РКК) (рис. 6.13), осуществлять контроль местонахождения бумажного документа. Кроме этого существует возможность осуществления контроля за исполнением поручений.

После регистрации входящий документ проходит обычные для традиционной системы делопроизводства этапы рассмотрения руководством, вынесения резолюции, постановки на контроль и исполнения документа. Дальнейшая работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде. Это значительно сокращает затраты времени исполнителей и предотвращает случайную потерю оригинала. В зависимости от стиля работы руководителя документ рассматривается или в бумажном, или в электронном виде. На основании резолюции, вынесенной руководителем, документ может быть поставлен на контроль с назначением исполнителей, поручений и сроков.
Система Directum имеет широкие возможности для сопровождения деловых процессов. Маршруты документов могут задаваться как стандартные, т.е. формируемые по шаблонам, так и произвольные для специфических процессов. Существует возможность мониторинга загруженности подразделений поручениями в рамках деловых процессов организации. Типовые маршруты настраиваются с помощью специального редактора. Для удобства контроля за движением документов и исполнением поручений существует возможность задания сроков уведомлений.

Для подготовки совещаний существует возможность планирования повестки средствами системы. По результатам может быть подготовлен протокол по единому шаблону, решения которого контролируются в рамках системы исполнения документов. Средства Directum позволяют провести совещание без реального присутствия сотрудников и принять решения методом опроса (с использованием ЭЦП).
Интегрированные возможности использования в качестве средства CRM позволят автоматизировать работу подразделений по реализации продукции и маркетингу, сэкономив на приобретении дополнительного ПО.
Организация хранения документов основывается на размещении всех документов в едином информационном пространстве баз данных SQL-сервера, что упрощает организацию совместного доступа к документам, созданным на компьютерах пользователями. Это также существенно расширяет возможности поиска по электронным документам (рис. 6.14).
САДЭД Directum также имеет широкие возможности интеграции с пакетом приложений Microsoft Office, что позволяет прямо из
приложения отправлять документ на согласование, просматривать историю работы с документом, связанные документы, а также вставлять поля из карточки электронного документа в текст. Интеграция с Microsoft Outlook дает возможность быстро и просто сохранять электронные письма в системе Directum, пересылать их для просмотра и исполнения.
Кроме того, существует мощный механизм контроля версий документов, позволяющий хранить множество версий документов. В результате появляется возможность просмотреть историю изменения содержания документа (например, в процессе согласования) и в случае необходимости вернуться к любой из версий.
Конфиденциальность документов, хранящихся в системе Directum, обеспечивается посредством настройки прав доступа на каждый документ или папку (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа). Шифрование электронных документов позволяет дополнительно защитить текст электронного документа, в том числе от пользователей со статусом «администратор». Шифрование может осуществляться как на основе сертификата закрытого ключа пользователя, так и установкой обычного пароля. ЭЦП, реализованная с использованием MS CryptoAPI, позволяет интегрировать систему Directum с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФАПСИ (ФСБ).
Для работы системы необходимо приобрести также Microsoft SQL Server.
DocsVision позволяет осуществлять управление документами и деловыми процессами на предприятии и в организации. Программная платформа включает в себя два основных модуля:

• модуль «делопроизводство», позволяющий автоматизировать функции, связанные с делопроизводством и процессы, связанные с движением документов;
• модуль «управление процессами», нацеленный на поддержку бизнес-процессов на основе концепции workflow в соответствии со стандартами ISO 9001:2000.

DocsVision имеет широкие возможности интеграции с другими программными продуктами, связанными с автоматизацией управления предприятием и документационным обеспечением управления: 1С Предприятие, Microsoft Axapta, Microsoft SharePoint, Microsoft Office, Active Directory.
При установке серверной части сразу организуется веб-доступ к системе. Кроме того, для организации работы удаленных подразделений существует модуль репликации данных между удаленными и основным серверами.

Модуль «Делопроизводство» построен на базе платформы DocsVision, в связи с чем работа пользователя в приложении осуществляется с помощью основного инструмента платформы (Навигатора) и ее объектов (папок и представлений), описанных в документе Руководство по платформе DocsVision. Основу приложения составляют следующие объекты (детальное описание этих объектов приводится в последующих подразделах руководства):

• карточки документов, содержащие соответствующие поля и позволяющие регистрировать документы следующих типов: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; архивные документы;
• карточки файлов, содержащие описание файла и позволяющие редактировать файлы в приложениях в соответствии с их форматом, а также упрощающие включение файлов в карточки документов;
• процессы, позволяющие автоматизировать некоторые операции делопроизводства;
• шаблоны процессов, упрощающие описание и запуск новых процессов;
• справочники, содержащие разнообразную внутриорганизаци- онную информацию;
• дополнительные справочники:
• настройки делопроизводства, содержащие данные о дополнительных настройках (в частности, обеспечивающих шифрование и подписание электронных документов, настройки сканирования по умолчанию, список пользователей, которым разрешен доступ ко всем полям карточек, и др.);
• сканирование штрихкодов, обеспечивающее потоковое сканирование большого объема документов с последующим разбиением полученного графического файла на отдельные документы и прикрепления их к соответствующим карточкам документов;
• бизнес-календарь, позволяющий рассчитывать рабочее время для сотрудников, имеющих как стандартный рабочий график, так и какой-либо специфический (например, скользящий);
• сообщение;
• карточка согласования;
• карточка задачи.

В соответствии с функциональной моделью предприятия создается иерархия папок для подразделений (рис. 6.15). Для удобства администрирования вносятся развернутые учетные данные на каждого сотрудника. Необычной функцией является задание в учетных

данных пользователя склонения его фамилии, имени и отчества во всех падежах для дальнейшего использования в системе.

Настройки ЭЦП также имеют особенности: существует возможность заменить подпись руководителя подписью замещающего его ответственного работника (временно или постоянно) в соответствии с внутренней субординацией. Права доступа к общим папкам задаются непосредственно через интерфейс операционной системы.
Для синхронизации с бумажной канцелярией в системе существует параллельное ведение номенклатуры дел с электронной регистрацией документов. В структуре DocsVision существует возможность аналогично обычной номенклатуре дел вести учет физического нахождения документов, включая регистрацию названия, располо-

жения документа, даты создания, срока хранения (с возможностью напоминания о необходимости списания или сдачи в архив), количества томов, индекса и другие операции (рис. 6.16).

Для организации электронного документооборота в модуле «Делопроизводство» предусмотрены следующие типы карточек:

• входящий документ - для работы с документом с типом потока «входящий»;
• исходящий документ - для работы с документом с типом потока «исходящий»;
• внутренний документ - для работы с документом, который имеет хождение внутри организации, например внутренним распоряжением;
• архивный документ - для регистрации документа, хранящегося в архиве;
• карточка файла - создается для хранения и использования файла в системе DocsVision;
• задание - позволяет регистрировать задания, присоединять к ним файлы, задавать их свойства, а также отправлять задания исполнителям и контролерам по определенному маршруту;
• задача - предназначена для формирования пакетов связанных заданий;
• процесс - позволяет связать задания по одному документу в единую последовательность. Процесс создается, запускается и исполняется по мере выполнения заданий, из которых он состоит;
• шаблон процесса - позволяет создавать шаблоны некоторых регулярно повторяющихся в организации процессов (например, подготовки еженедельных отчетов). Шаблоны представляют собой заготовки процессов, на основе которых создаются так называемые экземпляры - самостоятельные процессы;
• сообщение - позволяет хранить какое-либо сообщение и ссылку на карточку документа, в связи с которой было создано сообщение. Карточка сообщения может автоматически создаваться: 1) маршрутизатором для автора задания в случае отказа исполнителя от исполнения или при переадресации задания заместителю исполнителя; 2) самим пользователем для хранения в системе сообщения, которое может служить для различных целей;
• бизнес-календарь - позволяет составить рабочий график организации или ее отдельных сотрудников. Ведение бизнес- календарей позволяет рассчитывать, например, сроки выполнения заданий;
• согласование - позволяет автоматизировать некоторые этапы согласования документов.

Модуль «Управление процессами» позволяет автоматизировать управление документами и бизнес-процессами на базе платформы DocsVision, представляет собой систему управления бизнес-процессами (СУБП).
В соответствии со стандартом ISO 9001:2000 в системе DocsVision процесс понимается как «упорядоченная совокупность работ и заданий с указанием их начала и конца и точным определением входов и выходов». Этапу автоматизации процессов в организации предшествует этап их формализации. Инструментарий DocsVision позволяет осуществлять формализацию бизнес-процессов, включая
подпроцессы и вспомогательные процессы (с учетом как синхронного, так и асинхронного их выполнения), которые существуют на предприятии или в организации. Данный модуль тесно интегрируется с другими модулями DocsVision, что позволяет обрабатывать объекты для организации непрерывных процессных последовательностей.
Создание бизнес-процессов производится на основе шаблонов: карточки процесса, схемы процесса, свойств процесса (переменные, шлюзы), функций, входящих в состав процесса. Система DocsVision позволяет осуществлять управление процессами и функциями подразделений и сотрудников с учетом их взаимосвязи.
Имеются также широкие возможности по созданию отчетов о выполнении процессов, задании приоритетов, их контролю и выполнению.
Полная формализация всех процессов на предприятии - задача сложная и долговременная, требующая значительных вложений в обучение сотрудников и адаптацию системы. Возможности DocsVision в данной области поддерживают развитие документационного обеспечения управления на предприятии, строящем систему управления на основе стандартов ISO 9001:2000.
Таким образом, система DocsVision позволяет не только автоматизировать систему делопроизводства на предприятии, но и включает очень широкие возможности для автоматизации процессов с учетом взаимосвязи функций на предприятии. Для работы системы необходим Microsoft SQL Server. Интеграция с программными продуктами Exchange, Axapta, службами Active Directory станет хорошим подспорьем для организаций, строящих свою IT-инфраструктуру на основе программных продуктов Microsoft.
Программные продукты LanDocs, разрабатываемые компанией «ЛАНИТ», служат для построения систем документационного обеспечения управления на предприятиях и в организациях и могут быть адаптированы под любое направление деятельности. С использованием ПО LanDocs могут реализовываться различные решения по построению IT-инфраструктуры предприятия. В рамках рассматриваемой тематики выделим основные из них:

• система автоматизации делопроизводства и документооборота, которая основывается на действующих в России нормах и стандартах для организации учета документов, контроля поручений в соответствии с процессами и функциями подразделений и сотрудников;
• организация доступа к документам на основе защищенного хранилища с возможностью поиска и разграничения доступа пользователей к документам, в том числе хранение электрон
  ных копий бумажных документов (используемые механизмы ЭЦП сертифицированы ФАПСИ);
• поддержка бизнес-процессов организации в соответствии с концепцией Workflow и управление исполнением документов в соответствии с маршрутными схемами;
• система управления контентом для публикации корпоративных документов в Интернет.

Система реализована в рамках двух архитектурных решений: в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленных СУБД фирм Oracle и Microsoft, а также в трехзвенной архитектуре со специализированным веб-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к информации системы через Интернет, используя в качестве платформенно-независимого клиента Microsoft Internet Explorer.
Интеграция с системами электронной почты позволяет органично включить в делопроизводственный контур не только делопроизводителей, но и другие категории персонала организации - исполнителей, руководителей, предоставляя им возможность выполнения операций по делупроизводству в среде MS Outlook (MS Exchange Client) или Lotus Notes.
Система реализует документированный интерфейс прикладного программирования (API), который обеспечивает возможность встраивания сервисов управления документами во внешние Windows- приложения, а также поддержку ряда стандартов, что позволило интегрировать LanDocs с рядом внешних программных систем и специализированным оборудованием - системами электронной почты, системой Fine Reader (для распознавания текстов сканированных документов), системами управления проектами MS Project и Open Plan, сканерным оборудованием (интерфейс TWAIN).
Модуль «Делопроизводство» LanDocs является базовой подсистемой, в которую включены основные функции автоматизации работы канцелярии и ведения электронного делопроизводства (в том числе ведение электронного архива документов):

• регистрация документов - реализована возможность настройки реквизитного состава регистрационной карточки на специфику учета различных видов документов; поддерживается возможность создания и хранения неограниченного числа версий текстов (файлов) документов. Создание и модификация текстов документов осуществляется путем интегрированного вызова соответствующего офисного приложения. Встроены средства сканирования бумажных документов и визуализации их электронных образов, а также распознавания сканированных текстов;
• навигация и поиск документов, сохраняемых в корпоративном хранилище, - обеспечивается поиск документов как по реквизитам регистрационной карточки, так и по текстам документов с учетом морфологии языка;
• отслеживание делопроизводственных связей между документами, группировка документов в сложноструктурированные папки;
• обмен документами и сообщениями, направление документов и заданий на исполнение;
• согласование документов в электронном виде;
• контроль исполнения документов и заданий (при этом система обеспечивает поддержку работы в режиме замещения исполнителя); формирование разнообразной отчетности по документообороту и контролю исполнения.

Реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленной СУБД и функционирует в вычислительной сети персональных компьютеров с ОС Windows. Поставляется для работы с СУБД Oracle или MS SQL Server. Снабжена документированным интерфейсом прикладного программирования (API) для встраивания сервисов управления документами LanDocs в Windows-приложениях сторонних разработчиков.
OPTIMA-Workflow представляет собой комплексную систему автоматизации документооборота и документопотоков. Основными процессами автоматизации являются:

• создание электронных документов и электронных аналогов бумажных документов (технологии OCR amp; Production Systems);
• регистрация и учет документов (Documents Records);
• групповая работа и коллективный доступ к документам (GroupWare);
• деятельность персонала в соответствии с процессами и функциями, принятыми на предприятии (Workflow);
• информационный обмен, учет версий электронных деловых и хозяйственных документов.

Выпуском данной системы занимается компания UpScale Soft, имеющая статус Microsoft Gold Certified Partner. Выбор данного программного продукта является разумным решением для предприятий, строящих свою IT-инфраструктуру на решениях Microsoft. Демонстрационную версию можно скачать с сайта microsoft.ru (раздел библиотека разработок).
Система базируется на принципах открытой архитектуры, что позволяет достичь высокой степени интеграции с другими системами (сканирование, распознавание текста, электронная почта и др.).
Она ориентирована на автоматизацию бизнес-процессов, что позволяет внедрять ее на предприятиях, управление на которых
строится в соответствии со стандартами ISO 9001:2000. OPTIMA- Workflow является средством для организации конфиденциального документооборота, автоматизирующим создание и обработку объектов, которые вовлекаются в бизнес-процессы на предприятии, а не средством для автоматизации действий по обработке документов. С системой могут использоваться механизмы обеспечения их конфиденциальности, лицензированные (сертифицированные) ФАПСИ средства шифрования информации
Открытая архитектура системы позволяет также адаптировать ее к специфике любой организации. Как и в любой аналогичной системе, необходим в том числе длительный период подготовки к развертыванию, заполнение значительного числа справочников. Система позиционируется как «ориентированная на сопровождение силами персонала, не являющегося специалистами в компьютерных технологиях, а имеющего опыт в сфере делопроизводства» (рис. 6.17).

Для использования возможностей OPTIMA-Workflow в полном объеме необходимо также приобрести Microsoft Exchange Server,

Microsoft SQL Server. Для использования возможностей интеграции с другими продуктами Microsoft желательно также приобрести Microsoft Project Server (имеются возможности обмена данными с этим приложением, используются более широкие возможности визуального представления информации).
Для удобства пользователей существуют модули «доска объявлений», «журнал событий», «инвентаризация», «определение критических путей». Для упрощения работы с отчетами, которые позволяет создавать OPTIMA-Workflow, существует большой выбор шаблонов запросов.
Система позволяет автоматизировать подготовку документов и контроль исполнения поручений с учетом специфики предприятия или организации (рис. 6.18). Могут быть установлены разграничения по доступу к пунктам документа, что обеспечит возможность ознакомиться с содержанием только тех пунктов документа, в которых пользователь упомянут, ко всем прочим доступ будет запрещен. Кроме того, может быть предпринята рассылка уведомлений о постановке на контроль в адрес указанных в документе исполнителей.
Важным преимуществом системы является особый подход к ограничению на тиражирование документов, при котором работа происходит с одним экземпляром документа, а сведения о ходе исполнения, обращения к контролеру, факт выполнения вносятся в сам документ.
В целом система не является «коробочным» решением, готовым к работе здесь и сейчас. Она является основой, конструктором, который может адаптировать документооборот под процессы, действующие на конкретном предприятии.

1. Охарактеризуйте основные функции интернет-портала органа государственного управления, интегрированного с документооборотом.
2. Каковы направления создания функциональной модели документооборота правотворческого процесса?
3. Приведите примеры организации электронного документооборота в банковской сфере.
4. В чем состоят основные преимущества открытого торгового протокола Интернета - IOTP?
5. Дайте характеристику системе размещения государственного заказа и системе электронных сделок. Какова их роль в системе электронной торговли?
6. Охарактеризуйте структуру и управление информационными потоками интегрированной информационной системы автоматизации строительного проектирования.
7. Каковы результаты стандартизации электронного представления медицинских документов?
8. Проведите сопоставительный анализ отечественных систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.
9. В чем заключается основное содержание документационного обеспечения управления клиентингом трудоспособности?

2 Управление делами:

Секретарь-референт

3 Отдел контроля

Контролер

4 Отдел маркетинга:

руководитель отдела маркетинга

менеджер отдела маркетинга

менеджер отдела маркетинга

5 Отдел продаж:

руководитель отдела продаж

6 Технический отдел:

руководитель технического отдела

7 Бухгалтерия:

главный бухгалтер

8 Отдел кадров

руководитель отдела кадров

9 Юридический отдел

главный юрист

помощник юриста

10 IT-отдел

системный администратор

11 Архив

руководитель архивной службы

В соответствии с должностью сотрудником присваиваются следующие права:

Регистратор;

Руководитель;

Исполнитель;

Ответственный исполнитель;

Контролер;

Этапы обработки документов

Регистрация документа (создание электронных РК)

Заполнение РК документа;

Присоединение файлов;

Создание связок;

Наложение на документ резолюции

• назначение исполнителей документа

  назначение контролера по документу

  назначение срока исполнения документа

  постановка документа на контроль;

Исполнения документов

Исполнение резолюций по документу;

Снятие документа с контроля;

Получение формируемых системой стандартных отчётов о степени исполнения документов

Поиск документов ;

• реквизитный поиск

  поиск по форме

  полнотекстовой поиск

Списание документа в дело

Выделяют три основных типа документов, составляющих документооборот:

Входящие документы (поступившие из внешних организаций, письма и обращения граждан);

Исходящие документы;

Внутренние документы.

Маршрут входящего документа:

Первичная обработка;

Регистрация;

Рассмотрение руководством и выдача резолюции;

Ознакомление в структурном подразделение или исполнение;

Постановка на контроль документа, контроль за исполнением документов;

Отслеживание хода исполнения;

Составление отчётов об исполнительской дисциплине;

Принятие решения по исполненному документу;

Снятие исполненных документов с контроля;

Списание дел в архив

Маршрут исходящего документа

Разработка проекта документа в структурном подразделении;

Согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

Утверждение документа руководством;

Маршрут внутреннего документа

Подготовка проекта внутреннего документа;

Обеспечение согласования документа;

Контроль исполнения документа;

Списание дел в архив.

2.2 Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота

САДЭД (системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота) как системы, позволяющие автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и коллективной работы над документами и предназначены для эффективного управления современным предприятием. С ростом предприятия, а, следовательно, и численности его персонала, вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. За счёт улучшения ведения делопроизводства и ускорения документооборота происходит рост эффективности управления в организации и, как показывает практика, сокращение затрат на хранение, тиражирование, передачу документов. То, что системы САДЭД востребованы, очевидно. Но, в связи с разнообразным предложением на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать, чем они отличаются друг от друга, и необходимость классификации этих систем. Системы, классифицированные по ряду критериев: по функционалу, производителю, используемым технологиям и пр., позволяют разобраться в этом многообразии и подобрать наиболее подходящую систему для конкретной организации.

Так как СЭД находят все более активное применение, то встает проблема анализа как рынка предложения, так и рынка потребления СЭД.

Рынок СЭД начал формироваться около 20 лет назад. На данный момент рынок систем СЭД находится в стадии, предшествующей бурному росту. Несомненно, именно электронный документооборот будет одним из самых быстрорастущих сегментов ИТ-отрасли в России. Сейчас на рынке работает более 20 ИТ-компаний, представляющих более 20 различных систем, как собственного производства, так и западные разработки. Всего же в мире присутствует более 100 систем электронного документооборота, которые находят постоянных заказчиков в различных отраслях.

В дальнейшем, в ближайшее два-три года, рынок СЭД будет переживать довольно быстрый рост (около 100 % в год), но уже через три-четыре года произойдет его относительное наполнение, впрочем, рост и после этого не прекратится, только будет менее бурным, чем в 2003-2005 годах (около 60 % в год). Те потенциальные пользователи СЭД, которые на данном этапе сомневаются в целесообразности автоматизации, должны обеспечить рост рынка в течение этих двух лет на уровне 90-130 %. В дальнейшем темп роста несколько замедлится в связи с первичным насыщением рынка.

Хотя ситуация на данном рынке обладает очень высокой динамикой, текущие результаты говорят о реальной конкурентоспособности отечественных производителей систем управления документами и бизнес-процессами.

На данный момент существующие на рынке системы, основываясь на технологиях, лежащих в их основе, можно условно разделить на три группы:

Системы западного производства (русифицированные версии). Среды разработок. (Documentum 4i компании Documentum, DOCS Open фирмы Hummindbird, Lotus Domino/Notes корпорации IBM, DocuLive концерна Siemens и т. д.)

Российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes. (CompanyMedia, OfficeMedia компании “Интер-Траст”, “БОСС-Референт” разработка фирмы “Ай-Ти” (в настоящий момент принадлежит дочерней компании “Аплана”), “Эскадо” от “Интерпроком ЛАН”, “Золушка” Научно-технологического центра Института развития Москвы и др.).

Полностью российские разработки. Системы, разработанные российскими фирмами на базе промышленных СУБД (“ДЕЛО” компании “Электронные офисные системы”, LanDocs от ЛАНИТ, OPTIMA-WorkFlow производства группы компаний “Оптима” (UpScale Soft), “Кодекс” Центра компьютерных разработок, Гран Док компании Гранит, DocsVision от одноименной компании “DocsVision” и др.)

Как правило, при классификации систем ЭУД выделяют шесть категорий систем. Однако следует заметить, что ни одна классификация не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий. Ситуация тем более осложняется тем, что ведущие игроки этого рынка постоянно дополняют функционал своих продуктов.

Специализированные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД). Системы предназначены для решения широкого круга делопроизводственных задач в отечественных организациях. Как правило, это системы, созданные российскими фирмами-разработчиками.

Системы автоматизации документооборота (управление документами , (СУД), Document Management systems ). Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных.

Системы управления потоком работ (Workflow systems ). Это системы, позволяющие автоматизировать сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа, в частности, может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий. Примером такой системы является, например, система Optima-Workflow.

Электронные архивы документов (Arhive Management system) Системы организации хранения документов в электронном виде и их поиска. Характерным примером электронного архива документов являются системы правовой информации, позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов. К этой категории относятся продукты: EDocLib компании ЭОС, “Электронный архив” от одноименной компании.

Системы коллективной обработки документов (groupware ). Эти системы позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех изменений и версий. Известными примерами таких систем являются пакеты Group Wize и Lotus Notes. Как правило, в таких программных продуктах реализованы подсистемы пересылки документов (электронная почта), обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними других пользователей компьютерной сети. Возможности подсистем могут быть более или менее мощными: от простейших систем электронной почты до развитых учрежденческих систем, предназначенных для построения и функционирования территориально распределенных корпоративных систем, позволяющих, например, связывать с документами специфические наборы реквизитов и маршруты движения.

Системы управления знаниями (СУЗ, Knowledge Management systems)

Системы управления устройствами для хранения информации (storage management system ).

Все системы основываются на технологиях, которые составляют рынок средств электронного управления документами (ЭУД). Консалтинговая компания IDC выделяет шесть типов технологий ЭУД.

Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы , они предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т.д.

Корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД являются стандартным, “приложением по умолчанию” для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

Системы управления информацией , называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы - дело ближайшего будущего.

Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF, после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме. Технология применяется при сканировании документов.

Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.

“Маркетинговая” стихийная классификация. Современная практика работы производителей программных средств (ПС) породила размытую, но интуитивно понятную всякому специалисту классификацию последних. Эта классификация сложилась стихийно, никакого более-менее внятного классификационного принципа в её основе нет. Фактически она представляет собой набор разновидностей существующих систем, которые приобрели известность благодаря усилиям специалистов по маркетингу соответствующих компаний.

Некоторые основные разновидности ПС, составляющие маркетинговую классификацию, и взаимосвязи между ними схематически представлены на рис. 1.

Рисунок 1. Маркетинговая классификация ПС

Хотя на приведенной схеме “ветви” дерева не пересекаются, в действительности это деление очень условно. Действительно, торговые и бухгалтерские системы обычно поддерживают работу с первичными документами (счетами, накладными, счетами-фактурами) и, следовательно, в каком-то смысле являются системами электронного документооборота. Система CRM может иметь функции органайзера. Система расчёта зарплаты частично пересекается с бухгалтерской системой. Крупная же система класса ERP может включать в себя всех своих “соседей” по классификации.

Маркетинговая классификация позволяет расширить область рассмотрения. А именно, перестать ограничиваться системами, причисляемыми к СЭД их разработчиками, и обратить внимание на системы соседних классов, попробовать трактовать их как специализированные СЭД.

Как уже говорилось выше, на данный момент в России представлено более 20 систем, многие из которых создавались как системы автоматизированного делопроизводства. Но в последнее время наметилась тенденция к тому, что системы автоматизации делопроизводства постепенно совершенствуя свой функционал, становятся полноценными системами электронного документооборота. Также уже существующие СЭД постепенно уходят от специализации только на хранилище данных или на workflow, начинают создаваться универсальные системы документооборота, в которых одинаково хорошо представлены все составные части систем документооборота.

Именно такие полномасштабные системы в скором времени начнут доминировать на рынке. Хотя, несомненно, сохранится некоторая специализация, связанная скорее с объектом применения самих СЭД. Уже сейчас некоторые системы находят свое большее применение в государственных органах (ЭОС) или в телекоммуникациях (ИнтерТраст). Известными основными игроками этого рынка, помимо отмеченных выше партнеров Lotus (АйТи (Босс-Референт), Институт Развития Москвы (Золушка), Интерпроком Лан (Эскадо), (CompanyMedia) ИнтерТраст), являются следующие компании с соответствующими продуктами: Ланит (LanDocs), Оптима (Optima-Workflow), Электронные Офисные Системы (ДЕЛО), DocsVision (DocsVision), Directum (DIRECTUM) и ряд других поставщиков.

Большинство перечисленных отечественных систем делопроизводства и документооборота одновременно предоставляют функции:

Обработка и хранение документов: регистрация

Управление потоками работ (передача документов между исполнителями)

Контроль исполнительской дисциплины

Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск

Работа с взаимосвязанными документами

Регламентация прав доступа

Списание документов "в дело"

Интеграция с внешними системами электронной почты

и ряд других.

Основное достоинство отечественных систем делопроизводства и документооборота состоит в том, что лучшие из этих систем великолепно учитывают отечественную специфику и традиции работы с документами. В них заранее заложена соответствующая бизнес-логика работы.

Обзор отечественных СЭД и их функциональных характеристик представлен в приложении А.