В этом уроке поговорим на тему «Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access».
Когда записей в таблице становится достаточно много, большое значение приобретает возможность просматривать их выборочно и в определенном порядке. С помощью инструментов страницы «ленты» «Главная» можно скрыть некоторые столбцы и записи таблицы, а также отсортировать записи по одному или нескольким полям. Для того чтобы спрятать на время выделенный столбец или группу столбцов, раскройте раздел «ленты» «Записи» .
Нажмите кнопку «Дополнительно» и выберите в открывшемся меню команду «Скрыть столбцы».
Для того чтобы снова показать скрытые столбцы, раскройте раздел «ленты» «Записи», нажмите кнопку «Дополнительно» и выберите в меню команду «Отобразить столбцы…».
В открывшемся окне диалога необходимо отметить галочками те столбцы, которые должны отображаться в представлении данных таблицы. Сделанные в окне изменения сразу отображаются в представлении. Отметьте галочкой скрытый столбец и нажмите кнопку «Закрыть».
Для того чтобы отображать только записи таблицы, отобранные по определенному признаку, можно использовать фильтр, то есть условие, задаваемое для поля. После применения фильтра записи, не удовлетворяющие заданному условию, будут скрыты. Для назначения фильтра выделите один из столбцов, например, столбец «Сумма» и нажмите кнопку «Фильтр» в разделе «ленты» «Сортировка и фильтр».
В списке значений поля уберите значения, которые не должны отображаться путем снятия галочек напротив каждого из значений. Для применения фильтра нажмите кнопку «ОК».
После применения нового фильтра представление данных обновляется. Поле с установленным фильтром маркируется специальным значком в заголовке.
Для временного снятия фильтра с выделенного поля нажмите кнопку «Удалить фильтр».
При снятии фильтра представление тоже обновляется. Повторно нажмите на эту же кнопку, чтобы включить фильтр снова.
Для окончательной очистки фильтра щелкните по стрелке в заголовке столбца таблицы и выберите команду «Снять фильтр с Сумма».
Чтобы задать условие для фильтра в виде логического выражения, вызовите снова окно настройки сортировки и фильтров.
Список доступных логических операторов будет зависеть от типа данных поля. Раскройте список «Числовые фильтры». Выберите в списке фильтр «Больше…» и, задав величину для сравнения, нажмите кнопку «ОК».
Теперь на экране будут отражаться только записи, содержащие в поле «Сумма» значения не менее двадцати. К отдельному полю можно применить только один простой фильтр, однако для каждого поля можно определить свой. В этом случае отображаться будут только записи, удовлетворяющие одновременно всем условиям. Более сложные фильтры, которые могут включать значения нескольких полей одновременно, задаются с помощью команды «Параметры расширенного фильтра».
Параметры фильтра действуют до закрытия таблицы и не теряются при переключении режима отображения. Если сохранить таблицу, примененный фильтр будет доступен и при следующем её открытии. Включать и выключать сохраненный фильтр можно с помощью кнопки панели навигации «Без фильтра» — «С фильтром», надпись на кнопке отражает текущее состояние поля. Нажмите на кнопку с надписью «С фильтром», чтобы отключить фильтр.
Для упорядочивания записей в представлении данных таблицы применяется сортировка по текстовым, числовым значениям или по дате. Сортировка позволяет пользователям находить нужные данные, не просматривая все данные подряд. Записи можно сортировать по одному или нескольким полям. Для установки порядка сортировки по возрастанию значений поля нажмите кнопку «По возрастанию».
Для сортировки по убыванию значений нажмите кнопку «По убыванию».
Для отмены сортировки по всем полям сразу нажмите кнопку «Очистить все сортировки».
В Microsoft Office Access записи сортируются по возрастанию или по убыванию без учета регистра. Порядок сортировки чисел, текста и специальных знаков зависит от выбранных параметров языка и стандартов для данного компьютера. При сортировке по нескольким полям сразу результат будет зависеть от порядка применения режима сортировки к этим полям. В случае, когда надо найти одну или несколько записей по фрагменту текста, входящему в одно из их полей, можно воспользоваться стандартным средством поиска Microsoft Office Access. Нажмите кнопку «Найти» на странице «ленты» «Главная».
В окне диалога «Поиск и замена» необходимо задать образец для поиска и выбрать нужные параметры поиска, например, задать область совпадение образца с любой частью поля, просмотр по всем записям.
Для перехода на следующую найденную запись нажмите кнопку «Найти далее».
После завершения поиска закройте окно.
Поиск данных с помощью фильтров.
Быстрый поиск данных
Обработка данных в БД.
Программа позволяет производить поиск записей, в которых значения определенного поля полностью или частично совпадают с некоторой величиной. Чтобы осуществить быстрый поиск данных необходимо:
1.Открыть БД «Провайдеры Интернета», дважды щелкнув по соответствующему значку в окне БД.
2. Ввести команду Правка – Найти…
Появится диалоговая панель Поиск
. В поле Образец
: необходимо ввести искомый текст, а в поле Совпадение
: выбрать пункт с любой часть поля
.
Гораздо больше возможностей для поиска данных в БД представляют фильтры
. Фильтры позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Условия отбора записей создаются с использованием операторов сравнения (=, <, > и т. д.)
Простые фильтры
содержат условие отбора записей только для одного поля. Сложные фильтры содержат несколько условий для различных полей. В результате применения сложного фильтра будут отобраны только те записи, которые удовлетворяют всем условиям одновременно.
1. Открыть таблицу БД «Провайдеры Интернета», дважды щелкнув по соответствующему значку в окне БД.
2. Ввести команду Записи – Фильтр – Изменить фильтр.
В появившемся окне таблицы ввести условия поиска в соответствующих полях. Фильтр создан
3. Ввести команду Записи – Применить фильтр.
В появившемся окне таблицы будут выведены записи, удовлетворяющие условиям поиска.
Запросы осуществляют поиск данных в БД так же, как и фильтры. Различие между ними состоит в том, что запросы являются самостоятельными объектами БД, а фильтры привязаны к конкретной таблице.
Запрос является производны объектом от таблицы. Однако результатом выполнения запроса является также таблица, то есть запросы могут использоваться вместо таблиц. Например, форма может быть создана как для таблицы, так и для запроса.
Запросы позволяют отобрать те записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Запросы, как и фильтры, бывают простые и сложные. Простой запрос содержит одно условие, а сложный запрос содержит несколько условий для различных полей. В процессе создания запроса можно отбирать не только записи, но и поля, которые будут присутствовать в запросе. Создадим сложный запрос по выявлению оптимального провайдера в БД «Провайдеры Интернета».
- В окне выделить группу объектов Запросы
и выбрать пункт Создание запроса с помощью конструктора
. - На диалоговой панели Добавление таблицы
выбрать таблицу «Провайдеры Интернета», для которой создается запрос. Щелкнуть по кнопке Добавить
. - В окне запроса в строке Поле:
из раскрывающегося списка выбрать имена полей, для которых будут заданы условия. В строке Условие отбора
: ввести условия для выбранных полей. В строке Вывод на экран
: задать поля, которые будут представлены в запросе. - Сохранить запрос под именем Запрос 1
с помощью команды Файл – Сохранить как…
- В окне Провайдеры Интернета: база данных
выделить Запрос 1
и щелкнуть по кнопке Открыть
. В появившемся окне запроса будут выведены записи, удовлетворяющие условиям поиска.
Для
поиска данных или записей в списках
используются фильтры, которые отображают
на экране только записи, соответствующие
определенным условиям, а записи, не
удовлетворяющие заданным требованиям,
редактор временно скрывает. Отображенные
записи (строки), можно форматировать,
редактировать, распечатывать и т.д.
К
средствам фильтрации относятся:
Автофильтр
(существуют два способа применения
команды Автофильтр: с помощью меню
«Данные» — «Фильтр» — «Автофильтр»
— «раскрывающийся список команд
автофильтра» и с помощью кнопки
«Автофильтр» на панели инструментов
стандартная)
Расширенный
фильтр («Данные» — «Фильтр» —
«Расширенный фильтр»)Автофильтр
предназначен для простых условий
отборов строк, а расширенный фильтр
для более сложных условий отбора
записей. Условие отбора — это ограничения,
заданные для отбора записей, которые
отбираются редактором для отображения
на экране.
Использование
автофильтра для поиска записей
Перед
применением команды «Автофильтр»
выделите ячейку в диапазоне списка.
Далее выполните команду «Данные»
— «Фильтр» — «Автофильтр», справа
от заголовков (подписей) столбцов
появятся кнопки со стрелками автофильтра
(раскрывающиеся списки команд автофильтра).
Если
щелкнуть стрелку автофильтра, отображается
список различных вариантов фильтрации
и сортировки по возрастанию и убыванию.
При выполнении фильтрации стрелка
активного автофильтра окрашивается в
синий цвет.
Список
команд автофильтра и их назначение:
Все
—
все записи будут отображаться на экране
Первые
10…
—
откроется окно диалога «Наложение
условия по списку» в том случае, если
данные в столбце являются числами. С
помощью этого окна можно быстро
просмотреть до десяти наибольших или
наименьших чисел в столбце.
Условие…
—
откроется окно диалога «Пользовательский
автофильтр». С помощью этого окна
можно отсортировать записи, удовлетворяющие
одному или двум условиям
Уникальные
имена
—
это список неповторяющихся записей в
ячейках столбца. Если щелкнуть левой
кнопкой мыши на одном из уникальных
имен, то редактор скроет строки, которые
не содержат выбранных данных
Для того
чтобы после фильтрации отобразились
все записи необходимо нажать активную
кнопку и выбрать команду «Все» или
выполнить команду «Данные» —
«Фильтр» — «Отобразить все»,
а для удаления автофильтра необходимо
снять флажок команды «Автофильтр»
в меню «Данные».
Алгоритм
поиска записей отвечающих одному условию
в одном столбце
Выберите
ячейку в списке
Щелкните
на одном из уникальных имен, редактор
мгновенно скроет строки, которые не
содержат выбранных данных
На рисунке
представлен отфильтрованный список
по столбцу «Категории» при выбранном
условии отбора «Конд. продукты»
При
необходимости отфильтрованный список
по одному столбцу можно фильтровать по
другим столбцам.
Алгоритм
поиска записей отвечающих одному или
двум условиям в одном столбце
Для
поиска записей по двум условиям
применяется «Пользовательский
автофильтр»:
Выберите
ячейку в списке
Выполните
команду «Данные» — «Фильтр» —
«Автофильтр»
Щелкните
на кнопке автофильтра в том столбце,
который используете для фильтрации
данных
Щелкните
на команде «Условие», откроется
окно диалога «Пользовательский
автофильтр»
В
двух левых раскрывающих списках выберите
соответствующие операторы, а в двух
правых раскрывающих списках выберите
требуемые значения. Затем установите
переключатель в одно из двух положений:
«и», «или»
Щелкните
на кнопке ОК для выполнения фильтрации.
В списке будут отображены записи,
удовлетворяющие заданным критериям.Для
примера выберем следующие условия
отбора: показать в списке строки,
содержащие продукты, цены которых
больше или равны 69,80 грн и меньше 99,99
грн.
В
окне диалога «Пользовательский
фильтр» можно выбрать следующие
операторы:
-
больше
или равно -
меньше
или равноКроме того, можно задавать
операторы сравнения, которые, используются
при фильтрации текста: «начинается с»,
«не начинается с», «оканчивается на»,
«не заканчивается на», «содержит» и
«не содержит».
не
равно
На
рисунке представлен отфильтрованный
список по столбцу «Цена» при
выбранных условиях отбора.
Фильтр
по выделенному
Фильтрация
по выделенному
—
это быстрый способ отфильтровать записи
по одному условию с помощью кнопки
«Автофильтр» на панели инструментов
стандартная.
Алгоритм
фильтрации по выделенному:
Выделите
требуемую запись в списке
Нажмите
кнопку «Автофильтр», чтобы выполнить
фильтрацию по выделенному. Редактор
включит «Автофильтр» и скроет
строки, которые не содержат выбранных
данных
Фильтрация
списка с помощью расширенного фильтра
Команда
«Расширенный фильтр» используется
для фильтрации по более сложным условиям
отбора записей, чем автофильтр, например,
по нескольким условиям отбора в одном
столбце, по нескольким условиям отбора
в нескольких столбцах или для отбора
записей по условиям отбора с помощью
формулы.
Перед применением команды
«Расширенный фильтр» необходимо
подготовить условия отбора, которые,
как правило, надо располагать над
списком. В связи с этим требованием на
рабочем листе со списком должно быть
не менее трех пустых строк, расположенных
над списком. Кроме того, между списком
и значениями условий отбора должна
находиться хотя бы одна пустая строка.
Создание
диапазона условий отбора:
Выделите
заголовки фильтруемых столбцов списка
и выполните команду «Копировать»
любым из известных методов
Выделите
первую строку для ввода условий отбора
и выполните команду «Вставить»
любым из известных методов
Введите
требуемые критерии отбора записей в
строки, расположенные под заголовками
условийНа рисунке представлен образец
диапазона условий отбора: показать в
списке строки содержащие кондитерские
продукты типа печенье в первом складе
и напитки в четвертом складах.
После
создания диапазона условий отбора,
можно применить к списку команду
«Расширенный фильтр».
Алгоритм
фильтрации с помощью команды «Расширенный
фильтр»
Выделите
ячейку в списке
В
меню «Данные» выберите команду
«Фильтр» — «Расширенный фильтр»
Установите
переключатель «Обработка» в
положение «Фильтровать список на
месте», если хотите, чтобы редактор
выводил результаты фильтрации в списке,
скрыв строки, не удовлетворяющие
критериям отбора. Чтобы скопировать
отфильтрованные записи в другую область
рабочего листа, установите переключатель
«Обработка» в положение «Скопировать
результаты в другое место» и укажите
диапазон для размещения результатов.
Проверьте
исходный диапазон ячеек фильтруемого
списка, диапазон должен содержать все
ячейки списка с учетом ячеек заголовков
столбцов
Проверьте
диапазон условий отбора, он должен
содержать все ячейки диапазона условий
отбора с учетом ячеек заголовков
столбцов
Щелкните
на кнопке ОК для выполнения фильтрации.
В списке будут отображены записи,
удовлетворяющие заданным критериям
На
рисунке представлен образец «Расширенного
фильтра» выбранными параметрами
фильтрации.
На
рисунке представлен образец отфильтрованного
списка, над которым расположен диапазон
условий.
Поиск с помощью автофильтра
Поиск с помощью формы данных
Форма данных представляет собой средство для поиска и редактирования записей, которые удовлетворяют простому или множественному критерию сравнения. В форме данных условия в критерии должны соответствовать логической операции и
. Здесь нельзя использовать логическую операцию или и конструировать вычисляемые критерии. В форме данных при вводе критерия для поиска некоторого фрагмента текста всегда считается, что шаблон поиска заканчивается символом *.
Поиск с помощью формы данных производится следующим образом:
1. Поместите указатель ячейки в любое место внутри списка.
2. Выберите команду Данные | Форма, затем нажмите кнопку Критерии (рис. 8.4).
Рис. 8.4. Поиск с помощью формы данных
3. В открывшемся окне введите критерии поиска в необходимых полях. Для перехода к записи, удовлетворяющей критерию, следует нажать кнопку Далее или Назад.
Автофильтр позволяет вывести на рабочий лист все записи, удовлетворяющие заданному критерию. Автофильтр предлагает три метода фильтрации данных:
Установку необходимых значений полей для поиска точного соответствия рис. 8.5);
Рис. 8.5. Поиск с помощью автофильтра по точному соответствию
Применение пользовательского автофильтра Условие — позволяет осуществить поиск близкого соответствия на основе критериев и/или (рис. 8.6);
Использование команды Первые 10 (рис. 8.7) для отбора некоторого количества наибольших или наименьших элементов списка (в основном необходимо хотя бы одно поле с числами).
Рис. 8.6. Поиск с помощью пользовательского автофильтра
Рис. 8.7. Окно Наложение условия по списку
Поиск с помощью автофильтра производится в следующем порядке:
1. Установите указатель ячейки в список данных.
2. Выполните команду Данные | Фильтр | Автофильтр. Возле каждого поля строки заголовка появятся раскрывающиеся списки в виде кнопки с треугольником.
3. Перейдите к необходимому полю.
4. Выберите необходимый критерий поиска или воспользуйтесь пользовательским автофильтром Условие.
5. Для включения в критерий другого поля возвратитесь к пункту 1.
Расширенный фильтр позволяет одновременно или по отдельности применять операции и, или и составлять вычисляемые критерии.
Поиск с помощью расширенного фильтра предполагает использование следующей методики:
1. Подготовить диапазон критериев для расширенного фильтра:
Верхняя строка должна содержать заголовки полей, по которым будет производиться отбор (точное соответствие заголовкам полей списка);
Условия критериев поиска записываются в пустые строки под подготовленной строкой заголовка, причем следует учитывать, что:
Выполнение условия и требует располагать критерии поиска рядом в одной строке;
Выполнение условия или требует располагать критерии в разных строках;
Поиск по вычисляемому критерию включает формулы (пользовательские или функции MS Excel), в которых аргументами являются поля списка. Вычисляемый критерий располагается под некоторым заголовком, например, Условие, который не должен совпадать ни с одним именем поля списка. Ссылки на список используются относительные. Они указывают на верхние записи в диапазоне данных списка. Ссылки на ячейки вне списка берутся абсолютными. Вычисляемый критерий может включать несколько функций и зависеть от нескольких полей. Результатом вычисления критерия должно быть логическое значение ИСТИНА ИЛИ ЛОЖЬ (расширенный фильтр отбирает записи, соответствующие критерию ИСТИНА);
В случае сложного условия поиск данных осуществляется по составному критерию с применением отбора по и и или. Критерий следует составлять с помощью логических функций и (), или (), НЕ ().
2. Поместить указатель ячейки в список (или выделить весь необходимый список).
3. Выполнить команду Данные | Фильтр | Расширенный фильтр.
В диалоговом окне Расширенный фильтр (рис. 8.8):
Указать в области Обработка место, куда будут помещаться результаты выборки данных;
В поле Исходный диапазон пометить весь список, подлежащий фильтрации (как правило, после помещения указателя ячейки в список данный диапазон выделяется по умолчанию);
В поле Диапазон условий указать подготовленный диапазон условий отбора записей (удобно выделить мышью на рабочем листе);
Если отобранные записи необходимо поместить в другое место, в поле Поместить результат в диапазон указать соответствующее место для отобранных данных;
Для отбора уникальных записей (без повторений) необходимо установить флажок Только уникальные записи.
Результаты расширенной фильтрации отображаются на данном рабочем листе или копируются в другое место.
Рис. 8.8. Окно Расширенный фильтр
Анализ данных
MS Excel предоставляет широкие возможности для проведения
анализа данных, находящихся в списке. К средствам анализа от-
Обработка списка с помощью различных формул и функций;
Построение диаграмм и использование карт MS Excel;
Проверка данных рабочих листов и рабочих книг на наличие
Структуризация рабочих листов
П автоматическое подведение итогов (включая мастер частич-
ных сумм);
П консолидация данных;
Сводные таблицы;
О специальные средства анализа выборочных записей и дан-
ных — подбор параметра, поиск решения, сценарии, пакет
анализа и др.
Структуризация ра эчих листов
Цель структуризации заключается в разбиении данных, содер-
жащихся на рабочем листе, на определенные уровни детализа-
ции. Используя структуру, легче проводить анализ и сравнение
Если между данными имеется строгая зависимость, то MS Excel
позволяет автоматически создать структуру — в этом случае про-
грамма ищет ячейки, которые содержат формулы, обобщающие
информацию в строках, и расположенные слева от данных. Дан-
ные должны быть согласованы в одном направлении. Для выпол-
нения автоматической структуризации все детальные столбцы
должны стоять по одну сторону от итоговых столбцов, все де-
тальные строки должны находиться по отношению к итоговым
либо только снизу, либо — только сверху. Если это условие не
соблюдается, то структуру следует создать вручную.
Рабочий лист может содержать только одну структуру, хотя ее
можно разделить на несколько частей (рис. 8.17).
Отображение и скрытие данных структуры может отразиться на
частях рабочего листа, которые не участвуют в иерархии,
т. к. строки сворачиваются и разворачиваются по всей ширине
рабочего листа, а столбцы — по всей высоте рабочего листа
При выводе структуры по левому и верхнему краю рабочего лис-
та отображаются специальные символы, которые служат для вы-
вода и скрытия уровней детализации (табл. 8.1).__
Рис. 8.17. Пример структуризации данных на рабочем листе
Рис. 8.18. Скрытие низших уровней в структуре данных
Для автоматического создания структуры следует:
Удостовериться, что в итоговых формулах содержатся ссылки
на детальные данные, расположенные в одном направлении
относительно итоговых;
Выделить нужный диапазон ячеек — для структуризации час-
ти рабочего листа или выбрать одну ячейку — для структури-
зации всего рабочего листа;
П выполнить команду Данные | Группа и структура | Создание
структуры.
При структуризации рабочего листа «вручную» необходимо:
О выделить нужные ячейки строк и столбцов, которые подлежат
объединению в структуру (за исключением ячейки с итоговой
формулой);
Выполнить команду Данные | Группа и структура | Группи-
В случае ошибочных действий или для разгруппировки дан-
ных выбрать команду Данные | Группа и структура | Раз-
группировать;
О указать вид организации документа и создать структуру, вы-
полнив команду Данные | Группа и структура | Настройка.
Для возврата рабочего листа в исходное состояние следует вос-
пользоваться командой Данные | Группа и структура | Удалить
структуру.
Для структурированных данных имеется возможность создавать
диаграммы с заданных уровней структуры.
Автоматическое подведение итогов
Итоги необходимы для создания разнообразных отчетов и для
обобщения большого количества однотипной информации. Итоги
подразделяются на:
О простые промежуточные;
Сложные промежуточные;
Связанные с вычислением частичных сумм (используется мас-
тер частичных сумм).
Промежуточные итоги формируются с помощью команды Дан-
ные | Итоги. MS Excel автоматически создает необходимые ма-
тематические выражения, вставляет строки промежуточных и
общих итогов, а также структурирует данные. Такую информа-
цию легко обрабатывать- форматировать ячейки, создавать
диаграммы и т. д.
С помощью операции Итоги можно:
D указать способ группировки данных;
Вывести промежуточные и общие итоги для одной группы
в списке;
О вывести промежуточные и общие итоги для нескольких групп
в списке;
Выполнить расчеты над данными.
Подведение промежуточных итогов предполагает использование
следующей методики:
1. Подготовить список данных и оставить в нем указатель ячей-
ки. Определиться с тем, какие нужны итоги.
2. Провести сортировку по необходимому полю или полям
(команда Данные | Сортировка).
3. Подвести итоги (команда Данные | Итоги).
При создании вложенных промежуточных итогов следует четко
представлять уровни итогов и создавать их в порядке увеличения
уровня детализации: сначала — по первому ключу, далее, снимая
флажок Заменить текущие итоги, — по вторичному ключу и т. д.
Чтобы убрать итоги, необходимо установить указатель в список
с итогами и выполнить команду Данные | Итоги | кнопка Убрать
При создании итогов при необходимости можно:
П использовать одну операцию для нескольких столбцов данных;
Использовать несколько операций для одного набора данных
(например, вычислить среднее и суммарное значение для
столбца с числовыми данными);
Подвести итоги по отфильтрованным данным (сначала — от-
фильтровать, затем- отсортировать по необходимому полю
(полям) и, наконец, — подвести итоги;
Использовать мастер суммирования (команда Сервис | Мас-
тер | Частичная сумма) позволяет просуммировать только те
данные в списке (рис. 8.19), которые удовлетворяют заданно-
му критерию (например, вычислить сумму продаж для това-
ров, цена которых больше некоторого значения).__
Консолидация данных
Консолидация предназначается для обобщения однородных дан-
ных. Ее осуществление предполагает использование следующей
методики:
1. Указать местоположение будущих консолидированных данных.
2. Выбрать команду Данные | Консолидация.
3. В открывшемся окне указать диапазоны данных, подлежащие
консолидации.
4. Указать способ консолидации:
Согласно расположению в диапазоне — сняты все флажки
области Использовать в качестве имен;
Согласно заголовкам строк и столбцов- установлены
флажки подписи верхней строки и значения левого
5. Выбрать тип консолидации, т. е. указать, какая операция будет
проводиться с консолидируемыми данными.
6. При необходимости указать добавление структуры — устано-
вить флажок Создавать связи с исходными данными.
Сводные таблицы
Сводные таблицы представляют собой средство для группировки,
обобщения и анализа данных, находящихся в списках MS Excel
или в таблицах, созданных в других приложениях. Внешне сводные
Рис. 8.27. Представление консолидированных данных
таблицы являются структурой, позволяющей размещать данные в
трехмерном виде. Сводные таблицы могут использоваться:
Для обобщения большого количества однотипных данных;
Для реорганизации данных (с помощью перетаскивания);
Для отбора и группировки данных;
Для построения диаграмм.
Сводные таблицы создаются с помощью мастера сводных таблиц
(команда Данные | Сводная таблица) по следующей методике:
1. Выбрать место для сводной таблицы, т. е. установить указа-
тель ячейки в необходимое место на рабочем листе.
2. Выполнить команду Данные | Сводная таблица.
3. Задать исходный диапазон данных, выполнив шаги 1 и 2 мас-
тера (рис. 8.28 и 8.29). После нажатия кнопки Далее в окне
мастера, приведенном на рис. 8.29, откроется окно 3-го шага
мастера (рис. 8.30).
Рис. 8.28. Определение местоположения данных для сводной таблицы
Рис. 8.29. Диапазон данных для сводной таблицы
Рис. 8.30. Указание местоположения будущей сводной таблицы
4. Прежде чем указать местоположение будущей таблицы
(рис. 8.30), необходимо нажать кнопку Макет и в открывшем-
ся окне (рис. 8.31) сформировать макет сводной таблицы (т. е.
задать страницу, строки, столбцы, итоговые и вычисляемые
поля сводной таблицы).
Рис. 8.31. Формирование макета сводной таблицы
5. Для определения необходимой операции для полей, помещен-
ных в область Данные, либо задания вычисляемого поля два-
жды щелкнуть левой кнопкой мыши на поле, помещенном в
область Данные (рис. 8.31), и выбрать необходимые действия
в окне Вычисление поля сводной таблицы (рис. 8.32).
6. Нажать кнопку Параметры (рис. 8.30) и в открывшемся окне
(рис. 8.33) установить необходимые параметры сводной таб-
7. После проведения всех подготовительных операций нажать
кнопку Готово (рис. 8.30).
При создании, редактировании и работе со сводными таблицами
необходимо учитывать следующее:
Местоположение сводной таблицы — желательно располагать
ее на отдельном листе, т. к. при обновлении, группировках
Рис. 8.32. Окно Вычисление поля сводной таблицы
Рис. 8.33. Установка параметров сводной таблицы
сводной таблицы информация, содержащаяся на рабочих лис-
тах рядом со сводной таблицей, может оказаться скрытой;
Местонахождение исходных данных — список MS Excel,
внешний источник данных, диапазоны консолидации, нахо-
дящиеся в другой сводной таблице;
Необходимость при задании структуры сводной таблицы опре-
Поля, находящиеся в строках и столбцах таблицы;
Поля, по которым подводятся итоги (с выбором необходи-
мой операции);
Поля для страниц, что позволяет представить информацию
в трехмерном виде;
Сводная таблица- это средство только для отображения
данных. Поэтому в самой таблице данные редактировать нель-
зя. Для изменения данных в сводной таблице необходимо вне-
сти изменения в источник данных, а затем обновить сводную
таблицу (кнопкой | \ \ Обновить данные панели инструмен-
тов Сводные таблицы (рис. 8.34);
Рис. 8.34. Панель инструментов Сводные таблицы
В сводных таблицах можно изменять названия полей, что не
влечет изменений в полях исходных данных. Манипулирова-
ние элементами сводной таблицы можно также осуществлять
мышью — для удаления какого-либо поля из сводной таблицы
следует перетащить удаляемый элемент за ее границы. Изме-
нения в перестановке полей для страниц, столбцов и строк
также осуществляется перетаскиванием;
Сводные таблицы допускают возможность группировки эле-
ментов полей по различным уровням иерархии путем объеди-
нения в группы (выделение данных сводной таблицы осуще-
ствляется, например, с помощью мыши). Для этой цели в ме-
ню Данные | Группа и структура существуют две кнопки:
[ + | Группировать и [ _] Разгруппировать. Группы эти мож-
но переименовывать по желанию.
Детали в группе можно скрывать и показывать. Элементы са-
мого высокого уровня группировки (обобщающие элементы)
располагаются по верхней или по крайней левой границе
сводной таблицы (отображение исходных данных в этом слу-
чае производится путем выделения группированной ячейки
сводной таблицы и выполнения команды отображения данных
кнопкой | °1 I Отобразить детали). Применяются _ﾜ_____следующие
варианты группировки сводной таблицы:
Группировка элементов по их именам;
Группировка чисел по диапазонам (для числовых данных,
кнопка Группировать меню Данные | Группа и струк-
Группировка по временным диапазонам (данные в формате
Дата/Время);
Возможность построения диаграмм на основе сводных таб-
Некоторые дополнительные возможности сводных таблиц
(многие из них производятся путем выбора соответствующей
команды контекстного меню необходимого поля или выде-
ленной области):
Сортировка элементов в сводной таблице;
Размещение страниц сводной таблицы на различных рабо-
чих листах (кнопкой Отобразить страницы);
Управление общими и промежуточными итогами;
Использование различных итоговых функций для анализа
данных и дополнительных вычислений;
Вставка в сводную таблицу вычисляемого поля;
Использование автоформата для форматирования сводной
Включение автофильтра:
- Выделить одну ячейку из диапазона данных.
- На вкладке Данные
найдите группу Сортировка и фильтр
. - Щелкнуть по кнопке Фильтр
.
Фильтрация записей:
- В верхней строке диапазона возле каждого столбца появились кнопки со стрелочками. В столбце, содержащем ячейку, по которой будет выполняться фильтрация, щелкнуть на кнопку со стрелкой. Раскроется список возможных вариантов фильтрации.
- Выбрать условие фильтрации.
- При выборе опции Числовые фильтры
появятся следующие варианты фильтрации: равно
, больше
, меньше
, Первые 10…
и др. - При выборе опции Текстовые фильтры
в контекстном меню можно отметить вариант фильтрации содержит…
, начинается с…
и др. - При выборе опции Фильтры по дате
варианты фильтрации — завтра
, на следующей неделе
, в прошлом месяце
и др. - Во всех перечисленных выше случаях в контекстном меню содержится пункт Настраиваемый фильтр…
, используя который можно задать одновременно два условия отбора, связанные отношением И
— одновременное выполнение 2 условий, ИЛИ
— выполнение хотя бы одного условия.
Если данные после фильтрации были изменены, фильтрация автоматически не срабатывает, поэтому необходимо запустить процедуру вновь, нажав на кнопку Повторить
в группе Сортировка и фильтр
на вкладке Данные
.
Отмена фильтрации
Для того чтобы отменить фильтрацию диапазона данных, достаточно повторно щелкнуть по кнопке Фильтр
.
Чтобы снять фильтр только с одного столбца, достаточно щелкнуть по кнопке со стрелочкой в первой строке и в контекстном меню выбрать строку: Удалить фильтр из столбца
.
Чтобы быстро снять фильтрацию со всех столбцов необходимо выполнить команду Очистить
на вкладке Данные
Срезы
Срезы — это те же фильтры, но вынесенные в отдельную область и имеющие удобное графическое представление. Срезы являются не частью листа с ячейками, а отдельным объектом, набором кнопок, расположенным на листе Excel. Использование срезов не заменяет автофильтр, но, благодаря удобной визуализации, облегчает фильтрацию: все примененные критерии видны одновременно. Срезы были добавлены в Excel начиная с версии 2010.
Создание срезов
В Excel 2010 срезы можно использовать для сводных таблиц, а в версии 2013 существует возможность создать срез для любой таблицы.
Для этого нужно выполнить следующие шаги:
- Выделить в таблице одну ячейку и выбрать вкладку Конструктор
. - В группе Сервис
(или на вкладке Вставка
в группе Фильтры
) выбрать кнопку Вставить срез
.
- Выделить срез.
- На ленте вкладки Параметры
выбрать группу Стили срезов
, содержащую 14 стандартных стилей и опцию создания собственного стиля пользователя.
- Выбрать кнопку с подходящим стилем форматирования.
Чтобы удалить срез, нужно его выделить и нажать клавишу Delete
.
Расширенный фильтр
Расширенный фильтр предоставляет дополнительные возможности. Он позволяет объединить несколько условий, расположить результат в другой части листа или на другом листе и др.
Задание условий фильтрации
- В диалоговом окне Расширенный фильтр
выбрать вариант записи результатов: фильтровать список на месте
или скопировать результат в другое место
.
- Указать Исходный диапазон
, выделяя исходную таблицу вместе с заголовками столбцов. - Указать Диапазон условий
, отметив курсором диапазон условий, включая ячейки с заголовками столбцов. - Указать при необходимости место с результатами в поле Поместить результат в диапазон
, отметив курсором ячейку диапазона для размещения результатов фильтрации. - Если нужно исключить повторяющиеся записи, поставить флажок в строке Только уникальные записи
.