Экономическая информация – совокупность сведений о социально-экономических процессах и организациях, используемая для управления этими процессами и организациями.

Экономическая информация - совокупность сведений, отражающих социально-экономические процессы и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.

Одной из важнейших разновидностей информации является информация экономическая. Ее отличительная черта - связь с процессами управления коллективами людей, организацией. Экономическая информация сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг (информация, сопровождающая ПРОП ). Значительная часть ее связана с общественным производством и может быть названа производственной информацией.

5. Понятие информационной системы. Разница между компьютерами и информационными системами. Экономическая ис. Автоматизированная ис.

ИС (информационная система) - совокупность программных и технических средств, методов и персонала, предназначенная для хранения, обработки и передачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Под системой понимают совокупность связанных между собой и внешней средой элементов или частей, функционирование которых направлено на получение конкретного полезного результата. Можно привести и несколько иное определение: система - набор взаимосвязанных компонентов, которые должны работать вместе, чтобы достигнуть некоторой общей цели.

В соответствии с определениями понятии система, любой экономический объект (государственную организацию, коммерческую компанию, домохозяйства и т.д.) можно рассматривать как систему . Управление - это важнейшая функция, без которой не мыслима никакая целенаправленная деятельность экономического объекта. В связи с этим в рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющий процесс (орган управления). Систему, представляющую собой совокупность, объекта управления и органа управления, и реализующую функции управления, называют системой управления .

В системе управления всегда присутствует информационный контур , который включает в себя:

1) объект управления,

2) орган управления,

3) информацию об управляемом процессе,

4) управляющие воздействия.

Вся структура предприятия, задействованная в процессе управления всеми информационными потоками, является информационной системой .

Информационная система (ИС) включает всю инфраструктуру организации, задействованную в процессе управления всеми информационными, документальными потоками.

Можно сказать, что в основе любой информационной системы лежит информационная модель - подмножество бизнес-моделей, описывающее все существующие (документарные и не документарные) информационные потоки на предприятии.

Для любого экономического объекта существует своя информационная система. Такая система называется экономической информационной системой .

ЭИС (экономическая ИС) – совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Информационная система экономического объекта существует в любом случае, не зависимо от способа накопления, хранения, передачи информации. Информационные технологии и информационные системы могут функционировать и с применением технических средств, и без их применения.

Это вопрос экономической целесообразности (затраты на ИС велики и как правило превышают ожидаемые).

В неавтоматизированной информационной системе все действия с информацией и решения осуществляет человек. Если же для обработки информации применяют технические средства (в том числе средства связи), программное обеспечение, то можем говорить об автоматизированной информационной системе.

Автоматизированная информационная система (АИС) включает в себя: данные, оборудование, программные средства, персонал, стандарты (регламенты) процедур сбора, обработки, хранения, выдачи информации.

АИС имеет обеспечивающую и функциональную часть .

Обеспечивающая часть состоит из информационного, технического, математического, программного, методического, организационного, лингвистического обеспечения и правового обеспечения.

АИС в экономике (ЭАИС) – это совокупность методов и средств информационного, технического, программно-математического и организационно-правового характера, предназначенная для информационного обеспечения решения экономических задач. Таким образом, можно обозначить отраслевой вид АИС – экономическая информационная система (ЭАИС).

К обработке информации в ЭИС предъявляются следующие требования:

полнота и достоверность информации для реализации функций управления;

своевременность предоставления информации;

обеспечение необходимой степени достоверности информации в зависимости от уровня управления;

затраты на обработку данных не должны превышать получаемый эффект;

адаптивность к изменяющимся информационным потребностям.

экономичность обработки информации, т.е.

Задачи, решаемые в ЭИС, обусловливаются целями и условиями функционирования экономических объектов. С их помощью реализуются сложные проблемы управления в экономике:

● непрерывность и динамичность принятия решений;

● многовариантность расчетов;

● обеспечение сбора данных в реальном масштабе времени;

● организация сплошного комплексного учета и экономического анализа данных и др.

Конспект лекций по дисциплине

СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Информационные системы и технологии (4 курс О E , OM )

Экономическая информация

Понятие информационная потребность тесно связано с понятием цели и функции управления. Можно сказать, что потребность в информации - это условия, по которым определённые данные содействуют достижению целей управления.

Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно – экономического управления называется управленческой.

Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического, демографического и др. содержания. Таким образом, информация является одним из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми и финансовыми ресурсами.

Экономическая информация (ЭИ) и потребность в ней возникает в процессе экономической деятельности людей. ЭИ – это информация, характеризующая процессы и явления производственно-хозяйственной деятельности объектов управления и их структурных звеньев.

ЭИ является предметом автоматизированной обработки и:

Имеет тенденцию к постоянному увеличению объемов данных;

Отображает все стороны деятельности предприятий, организаций через систему натуральных, стоимостных и других показателей;

Может быть цифровой, символьной, имеет линейную форму подачи;

В основной своей массе дискретна и фиксируется на материальных носителях;

Характеризуется массовостью, большими объемами, долговременным сохранением и небходимостью накопления, повторением циклов возникновения и обработки в установленных временных границах;

Характиризуется многообразием источников и потребителей;

Характиризуется значительным удельным весом логических операций при её обработке;

Имеет сложную структуру.

ЭИ должна также обладать следующими свойствами:

1. достоверность и полнота;

2. ценность и актуальность;

3. ясность и понятность.

Информация достоверна, если она не искажает истинное положение дел. Информация полна, если её достаточно для понимания и принятия решений. Ценность информации зависит от того, какие задачи решаются с её помощью. Ясность и понятность - заключаются в том, что информация описана языком пользователя

ЭИ в процессе обработки преобразуется в новые знания, которые могут использоваться для принятия управленческих решений и пополнения знаний управленческого персонала.

Объекты и функции управления

Объекты управления на государственном уровне в условиях рыночной экономики таковы:

Отрасли производства;

Ассоциации, территориальные и др. комплексы;

Производственные и научно-производственные объединения;

Государственные, акционерные, арендные, совместные, малые и др. предприятия;

Биржи, банки, налоговые органы и др. организации и учреждения.

В свою очередь целевыми объектами управления на предприятиях, объединениях и всех вышеперечисленных объектах являются ресурсы:

Материальные; трудовые; финансовые; основные способы производства и готовая продукция .

Весь процесс управления тем или иным ресурсом выглядит как единое целое, в рамках которого (этого процесса) действуют взаимосвязанные информационные потоки, которые проходят через все функции управления:

1. учёт – одноразовый сбор и системная обработка всей фактической достоверной информации про наличие, движение ресурсов, а также про процессы и явления, которые происходят в процессе производственной или иной деятельности предприятия;

2. контроль – слежение за положением дел на объекте управления по всем параметрам, а также за своевременным и полным исполнением руководящих (управляющих) команд;

3. анализ – сопоставление нормативных, плановых и фактических показателей, которые характеризуют процессы, происходящие на объекте управления, выявление отклонений (от нормы) и выявление причин;

4. координация и регулирование ;

5. планирование и прогнозирование (различных показателей – прибыли, рентабельности, риска и т. д.);

6. Организация производства (производственного процесса) – моделирование организационных структур управления и имитация процессов производства при использовании разных критериев и параметров;

7. составление отчётности – формирование сводных показателей, которые отражаются в типовых формах установленной бухгалтерской, статистической и других формах документации.

Все эти функции должны быть обеспечены информацией, которая составляет информационную базу объекта управления (предприятия).

Структура экономической информации

Информационный массив –практически интерпретирует номенклатуру (объединяет реальные значения реквизитов, которые образуют информационное сообщение).

Под массивами понимается структурная ЕИ, представляющая набор данных одной формы со всеми их значениями, либо сочетание таких наборов данных, относящихся к одной задаче подсистемы. В последнем случае массив называется укрупненным.

Примером массива служит совокупность данных об учете материальных ценностей на складах предприятия, а примером укрупненного – движение этих материальных ценностей. Массив, в свою очередь, состоит из более мелких информационных единиц, обычно из показателей, в некоторых случаях только из реквизитов одного вида.

Информационный поток – совокупность инф. массивов, которые относятся к одному участку управленческой работы.

Информационная подсистема – совокупность информационных потоков, которые характеризуют в целом одну управленческую функцию.

Информационная система - совокупность информационных подсистем, которые характеризуют в целом объект управления.

В Государственном Стандарте Украины ДСТУ 2874-94 дано такое определение ИС:

I нформац i йна система – система, яка орган i зовуе пам’ять i ман i пулювання i нформац i ею щодо проблемно i сфери. Назначение ИС – описание экономического объекта, его состояния, взаимодействия всех уровней управления, что выражается в экономических показателях (натуральных, стоимостных и др) важнейшее свойство ИС – единство управленческой информации, что означает единое информационное обеспечение системы управления.

Основные функции ИС:

§Вычислительная - своевременная и качественная обработка информации во всех аспектах, которые интересуют систему управления;

§Отслеживающая - отслеживает и формирует всю необходимую для управления внутреннюю и внешнюю информацию;

§Накопительная - обеспечивает безостановочное накопление, систематизацию, сохранениеи обновление всей необходимой информации;

§Коммуникационная – обеспечивает передачу необходимой информации в заданные пункты;

§Информационная – реализует быстрый доступ, поиск и выдачу необходимой информации;

§Регулирующая – осуществляет информационно-управляющее влияние на объект управления и его части при отклонении от заданных показателей;

§Оптимизирующая – обеспечивает оптимальный расчеты по мере изменения целей, критериев и условий функционирования объекта управления;

§Прогнозирующая – выявляет основные тенденции, закономерности и показатели развития объекта управления;

§Анализирующая – определяет основные показатели технико-экономического развития объекта управления;

§Документальная – обеспечивает формирование всех учееетно-отчетных. Планово-распорядительных. Конструкторско-технологических и других форм документов.

Документ – это основное средство регистрации отдельных фактов хозяйственной деятельности. Документ – это информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющее юридическую силу.

Документы можно классифицировать по ряду признаков, например:

По сфере деятельности –плановые, учётные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и другие;

По отношению к объекту управления - входящие (первичные), исходящие (сводные),

промежуточные, архивные;

По назначению – распорядительные, исполнительные, комбинированные;

По обмену отражаемых операций – единичные, сводные;

По способу использования – разовые и накопительные;

По числу учитываемых позиций – однострочные и многострочные;

По способу заполнения – вручную или при помощи средств автоматизации учёта.

Вся документируемая информация обеспечивает приведение множества экономических показателей в определённую систему, для того, чтобы установить терминологическое единство, однозначность описания, взаимосвязь между показателями.

Экономическая информация (ЭИ) классифицируется по стадиям воспроизводства и элементам производственного процесса, рассматриваемым в качестве объекта управления. Поэтому выделяется ЭИ снабжения и распределения по материальным и трудовым ресурсам и т. д.

Разновидности эк. инф-ии по стадиям управления:

Прогнозная,

Плановая,

Учетная,

Прогнозируемая инф-ия связана с прогнозами, учетная – с бухгалтерским, статистическим, оперативным учетом .

ЭИ подразделяется по критерию соответствия отражаемым явлениям на достоверную и недостоверную. С позиций стадий возникновения – первичная и вторичная.

Первичная возникает в итоге действия источников ЭИ. Подразделяется на:

Производственно-хозяйственную,

Индивидуальную.

Вторичная возникает в результате обработки первичной и другой вторичной, Либо только первой, либо только второй. Непосредственной связи с источником инф-ии здесь не требуется. Среди вторичной различается:

Промежуточная,

Окончательная.

По полноте ЭИ делится:

На избыточную,

Достаточную,

Недостаточную.

По стабильности ЭИ бывает:

Постоянная,

Условно-постоянная,

Переменная.

С позиции технологии решения эк. задач различается инф-ия:

Входная,

Промежуточная (переходящая),

Выходная.

Инф-ия, подлежащая обработке, называется входной , она также исходные данные. Выходная инф-ия – результат обработки исходных данных, но она включает помимо результатов обработки некоторые первичные данные. Переход инф-ии может использоваться для решения этих задач в последующих периодах.

Эк. задачи обладают рядом особенностей:

Системностью,

Массовостью,

Повторяемостью,

Формализуемостью и др.

По сложности алгоритмических решений:

Задачи прямого счета,

Оптимизационные,

Информационно-поисковые,

Агрегации и дезагрегации,

Факторные и многофакторные и др.

В задачах прямого счета – реализация арифметических операций для нахождения результата. Оптимизационные задачи – решение перебором большого числа вариантов с поиском более благоприятного ответа. Инф-поисковые – связаны с поиском заданной инф-ии. Задачами агрегации достигается укрупнение инф-ии. Для факторных и многофакторных задач присуще определение влияния одного фактора на все другие. Задачи прямого счета доминируют в бухучете, оптимизации, планировании.

Измерение объемов экономической информации и ее видов

Эк. информация оценивается количественно, когда изменяются ее объемы и качественно, когда нужно определить ее ценность. Это необходимо для грамотного расчета потребности ресурсов АСУ, расчета потребности в кадровой обеспеченности и принятие управленческого решения. Методика расчета объемов информации и установление ее ценности зависят в первую очередь от подхода к понятию ЭИ.

Существует несколько различных методических положений количественной и качественной оценки информации, принципиальное различие между которыми состоит в толковании сущности эк. информации.

С кибернетической позиции ЭИ – это мера, соотношение между данными и их получателем. Этой мерой является приобретение новых знаний, данных, то есть степень новизны и полезности. Только полезные данные являются информацией. В кибернетике это связано с устранением неопределенности, поскольку информация вносит ясность. Поэтому информация считается мерой определенности организованности. А раз это мера, ее можно измерять количественно. Этим занимается теория вероятностей.

При кибернетическом подходе количественная информация рассматривается в следующем виде: единицей количества информации явл. объем, содержащийся в соотношении поступления двух равновероятных событий. Такая информация конкретизируется в зависимости от выбранного основания логарифмов, поскольку ее определение выводится путем суммирования вероятностей и событий.

Например, предположим, что поступлений денежных средств на счет в обусловленное время или их не поступление равновероятны. Соотношение наступления одного из событий несет одну единицу информации, либо да, либо нет.

Если логарифмирование вероятностей ведется по двоичному основанию, то такая единица называется битом . Здесь бит непосредственно связан с формулой:

Знак (-) имеет место потому, что рассчитываем энтропию, а информация= - энтропия. Таким образом, количественное измерение объемов информации с кибернетических позиций требует предварительного определения вероятности каждого события и последующего логарифмирования.

При таком подходе сообщение о наступлении непременного события информация отсутствует, и наоборот. Чем значительнее изменяется величина с наступлением события по сравнению с ожидавшейся ее величиной, тем сообщение содержит большее количество информации. Например, вероятность своевременного получения от покупателей средств различна, для первого – 1/8, для второго –15/16. Сообщение об оплате несет в себе следующее количество информации:

I –

II –

Определение ценности ЭИ при кибернетическом подходе строится аналогично на основе математической вероятности. Рассматривается какая-либо задача. Предположим набор некоторых исходных данных:

P1=S при этом вероятность:

Путем сопоставления изменение величины логарифм вероятности этих вариантов можно посчитать относительную ценность информационной совокупности.

Здесь ценность данных составляет 1 бит, отражая приращение вероятности, достигает цели при использовании этого набора данных. Для решения задачи величину ценности других данных можно определить в битах. Для этого необходимо их вероятности сопоставить с вероятностью первой информационной совокупности. Таким образом, устанавливается ценность вариантов.

Измерение объемов экономической информации и измерение ее ценности при отождествлении

информации.

Объем ЭИ в этом случае рассчитывается с помощью трех измерителей – знаков, реквизитов, показателей. Наиболее универсальным явл. измерение объема в знаках. При этом числовая или алфавитная информация измеряется либо отдельно, либо в совокупности, поскольку заменяется кодами. Это позволяет использовать двоичные знаки при применении ЭВМ в качестве всеобщей единицы измерения объема любой информации.

Количественная оценка информации осуществляется в битах и производных от них величинах. Объем информации рассчитывается по количеству показателей. Для этой цели используются реквизиты или показатели производной формы, либо эталонные. Объем информации находится также по количеству:

Документов,

По количеству структурных элементов позиций.

Здесь также возможно применение любых и эталонных носителей и спец. коэффициентов перевода. Более точно получается расчет объемов информации по конкретным формам реквизитов, показателей, документов и так далее. Он связан с однородной информацией определенного содержания. Ценность ЭИ определяется по 2 основ-ным направлениям – семантическому и прагматическому .

Семантический подход нацеливается на содержательную оценку информации, устанавливает ее смысловое содержание в самом общем плане. Прагматический подход заключается в такой же оценке информации с более конкретной позиции получателя информации. Прагматическая оценка имеет цель установить полезность, ценность тех или иных единиц информации, поэтому она субъективна. Это приводит к тому, что одни и те же данные с высокой содержательностью могут иметь различную ценность для разных пользователей. Семантической определение заключается в преимущественно качественной оценке ее структурных единиц. Такая оценка позволяет выявить степень содержательности документов. Она рассчитывается как количество знаков и количество показателей.

Прагматическое направление связано с определением степени полноты, своевременности, точности. Для этого устанавливается перечень факторов с весовыми значениями.

Классификаторы и коды экономической информации

Расходный кассовый ордер

Накладная

Штриховое кодирование – это один из типов автоматической идентификации, использующим метод оптического считывания информации. Существуют коды:

Upc – универсальный товарный код (США и страны Америки)

Ean – европейский товарный код

Ucc | ean - единый стандартизированный код.

Цель штрихового кодирования - отражение таких информационных свойств товара, которые обеспе-чивают реальную возможностьпроследить за их движением к потребителю, что связано с повышением эффективности управления производством. Необходимость в штриховом кодировании продиктована, в основном, следующими соображениями:

· Огромное количество наименований товаров

· Отсутствие достоверной и своевременной информации у поставщиков о поступлении товаров к потребителю

· Возможность деятельности различных производителей на едином товарном рынке

· Управление потоками информации по запросу на основе идентификации любого товара

· Обмен информацией как внутри организаций, так и между ними с помощью методов и средств электронного обмена данными.

Информационный процесс управления

Информационный процесс управления – совокупность управленческих операций, главным предметом которых является информация.

Информационная процедура- совокупность однородных операций, связанных с воздействием на информацию.

С эк. информацией осуществляется много операций, которые по признаку однородности и целевых функций объединяются в ин. процедуры.

Стадия сбора . Включает первоначальное восприятие и прием информации, возникающие в результате действия источников информации. Примером таких источников служат подразделения производственно-хозяйственной деятельности, а также деятельность директивных органов управления. При первоначальном сборе ставится задача уловить объективно информацию, и соотв. образом ее представить. Поэтому первоначальный сбор сопровождается представлением. Эк. инф. при первоначальном сборе прежде всего регистрируется.

Прием регистрир. данных . Он явл. разновидностью сбора информации. Эта процедура сопровождается обычно оформлением поступившей информации и определение ее дальнейшего использования. При сборе данных ставится гл. цель – получить точное, своевременное, достоверное и полное отображение явлений эк. жизни, директивных и иных заданий. Собранная или полученная информация включается в стадию преобразования.

Информация изменяется в пространстве, времени, с формально содержательной стороны. В соответствии с этим выделяют три инф. поцедуры:

Передача,

Хранение,

Выч. обработка.

Передаваемая информация изменяется в пространстве. Различают несколько вариантов процедуры в зав. от вида передачи – физическое перемещение носителей и дистанционная передача данных по телеграфным каналам.

При дистанционной передаче по каналам могут передаваться исходные данные задач, подлежащих автоматизированному решению и результаты решений. Такая разновидность инф. передачи называется двусторонней. Если передаются только исходные данные, то связь – односторонняя.

Процедура хранения информации реализуется в нескольких вариантах, в зав. от формы представления информации. Например, хранение в запоминающем устройстве ЭВМ, длительное архивное хранение. Процедура хранения информации обычно завершается поиском ее соответствующих единиц для дальнейшего использования.

Поиск органически связан с хранением. В процессе хранения информация может утрачивать свою ценность под влиянием фактора времени или в силу возникших обстоятельств. Иногда это влечет за собой изъятие единиц информации, их уничтожение, но знач. чаще единицам присваивают новое значение – актуализация данных . Посредством ее значения определенных единиц поддерживаются на заданном уровне.

Обработка информации необходима для изменения ее единиц по форме и значению и закл. в получении результативной информации. Достигается это посредством использования значительного числа арифметических и логических операций. Обработке подлежит не только информация, но и ее структурное преобразование и инф. отношения. Выч. обработка занимает ведущее место как по объему, так и по значимости в АСОД и АСУ.

Стадия потребления информации включает получение готового продукта (выходной информации) и ее использование. Оно выходит за рамки компетенции АСОД. Выходная информация предназначена для принятия управленческих решений, их формирования, а также для директив вышестоящих органов управления. Поскольку потребление информации состоит и в новом включении информации в процедуру сбора и преобразования, то уместно говорить о кругообороте эк. информации. Это следующие процедуры:

Представление,

Кодирование,

Размножение,

Идентификация.

Рассмотрение стадий инф. процедур может конкретизироваться в процессе реализации разных управленческих работ на предприятии. Например, в бухгалтерской работе выделяют первичный учет и непосредственный учетный процесс, включающий стадии обработки данных и потребления информации. В АХД можно выделить формирование информации для эк. анализа и аналитические расчеты и далее выработку управленческих решений.

Автоматизированные информационные системы (АИС) и их классификация

Любой системе управления экономическим объектам соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой (ЭИС).

ЭИС - это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

ЭИС является системой информационного обслуживания работников управленческих служб различных уровней и выполняет различные функции по наполнению, хранению, передаче и обработке информации.

Автоматизированная информационная система (АИС) – представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств, и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Технические средства АИС: компьютеры, средства связи (телекоммуникации), оргтехника (телефон, факс и т. д.).

Чем вызвана необходимость создания АИС в экономике? Тем, что для принятия управленческих решений надо переработать огромное количество документов (информации).

Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс действий и мероприятий технологического, организационного и экономического характера, который позволяет уменьшить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производственного процесса или процесса управления.

Таким образом, АИС можно рассматривать как человеко-машинную систему с автоматизированной технологией получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности.

С помощью АИС обеспечивается многовариантность расчётов, принимаются рациональные решения, в том числе в режиме реального времени, организуется комплексный учёт и экономический анализ , достигаются оперативность, достоверность получаемой и используемой информации. Следовательно повышается качество управления экономическим объектом.

С помощью АИС, к сожалению, может перерабатываться далеко не вся информация, используемая для управления объектом , поскольку на любом предприятии циркулируют огромные информационные потоки, играющие важную роль в принятии решений, но обработка которых с помощью компьютеров невозможна (рис.1.2.). Причина этого заключается в сложности структуризации информации и формализации процесса её переработки.

В АИС от объекта управления направляется только та часть информации (см. рис.2.) - О2, которую можно систематизировать и обрабатывать с помощью компьютера. Аналогично от управленческого аппарата передается в АИС лишь часть директивной информации - П2, которая может быть соответствующим образом переработана и передана объекту управления. Доля информации, обрабатываемая в АИС, для различных уровней управления колеблется по отношению к общему объему от 10 до 20 %. В процессе управления принимаются решения трех категорий: стратегические, тактические и оперативные . В соответствии с этой классификацией управленческий аппарат обычно имеет трехуровневую иерархию: высший, средний и оперативный уровни .

Высший уровень (высшее руководство) определяет цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения.

В его компетенцию входят анализ рынка, конкуренции, конъюнктуры и поиск альтернативных стратегий развития предприятия на случай выявления угрожающих тенденций в сфере его интересов.

На среднем уровне основное внимание сосредоточено на составлении тактических планов, контроле за их выполнением, слежением за ресурсами и разработке управляющих директив для выхода предприятия на требуемый планом уровень

На оперативном уровне происходит реализация планов и составляются отчеты о ходе их выполнения. Руководство здесь состоит, как правило, из работников, обеспечивающих управление цехами, участками, сменами, отделами, службами. Основная задача оперативного управления заключается в согласовании всех элементов производственного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью его детализации.

На каждом из уровней выполняются работы , в комплексе обеспечивающие управление. Эти работы принято называть функциями . В зависимости от целей можно выделить функции различной степени общности. Типичными являются следующие Функции: планирование, учет, анализ и регулирование. Рассмотрим их содержание, ибо впоследствии все они должны быть трансформированы в компьютерные программы.

Планирование - функция, посредством которой в идеальной форме реализуется цель управления. Планирование занимает значительное место в деятельности высшего руководства, меньше - на среднем и минимальное - на оперативном уровне. Планирование на высшем уровне управления касается будущих проблем и ориентировано на длительный срок. На среднем уровне планирование осуществляется на более короткий срок, при этом план высшего уровня управления детализируется. Показатели на этом уровне более точные. Оперативное управление предполагает самую детальную проработку плана.

Учет – Функция, направленная на получение информации о ходе работы предприятия. Учет в основном осуществляется на оперативном и среднем уровнях управления. На высшем уровне управления учет отсутствует, однако на его основе в полной мере выполняются анализ результатов производства и регулирование его ходом.

Анализ и регулирование - сопоставление фактических показателей с нормативными (директивными, плановыми), определение отклонений, выходящих за пределы допустимых параметров, установление причиной отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся ситуации и принятие решения по выводу объекта управления на плановую траекторию. Действенным инструментом для выявления причин отклонений является факторный анализ , а для поиска путей выхода из создавшейся ситуации - экспертные системы . Взаимосвязь между уровнями управления и осуществляемыми ими функциями по объему выполняемых работ представлена в таблице.

Взаимосвязь функций и уровней управления

Уровень управления	Планирование		Анализ и регулирование
Высшее руководство	Значительное	Отсутствует	Значительное
Средний уровень	Умеренное	Значительный	Умеренное
Оперативное управление	Незначительный	Значительный	Отсутствует

Первоначально большинство АИС обеспечивали оперативный уровень управления: обработку счетов, учет товаров и материалов, расчет заработной платы, обработку заказов и др. В последствии стали разрабатываться системы, обеспечивающие выполнение расчетов на среднем уровне: расчеты квартальных, месячных и годовых планов выпуска продукции, составление планов сбыта продукции и т. д.

Экономическая информация

Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение задач управления народным хозяйством и его звеньями, называется управленческой .

Экономическая информация (ЭИ) – это совокупность различных сведений экономического характера, используемых для планирования, учета, контроля, анализа и управления народным хозяйством и его звеньями.

Виды экономической информации

· по функциям управления – учетная, плановая, статистическая, оперативного управления и др.;

· по месту возникновения – внутренняя и внешняя;

· по стадиям образования – первичная и вторичная;

· по способу представления – цифровая, алфавитно-цифровая, графическая;

· по стабильности – переменная, условно-постоянная, постоянная;

· по полноте – недостаточная, достаточная, избыточная;

· по истинности – достоверная, недостоверная ;

· по временному периоду возникновения – периодическая и непериодическая .

Структурные единицы ЭИ – реквизиты, показатели, документы, массивы .

Реквизиты выражают определенные свойства объекта и подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

Реквизит-признак характеризует качественные свойства объекта (н-р, Ф.И.О. исполнителя, наименование работы).

Реквизит-основание дает количественную характеристику объекта, выраженную в определенных единицах измерения (н-р, количество изделий в штуках , цена продукта в рублях ).

Реквизиты имеют наименования и значения . Область значений описывается форматом.

Формат определяет тип и максимальную длину значений. Тип может быть числовым, символьным, логическим и дата/время. Для записи формата используются определенные символы.

Н-р, в формате цифра 9 означает позицию десятичной цифры, А – буквы, Х – любого символа, В – двоичной цифры (0 или 1).

Примеры записи форматов

Совокупность реквизита-основания и логически связанных с ним реквизитов-признаков, имеющих экономический смысл, образует показатель .

Пример показателя

На основе показателей строятся документы.

Документ – материальный объект, содержащий информацию, оформленную в установленном порядке, и имеющий правовое значение в соответствии с действующим законодательством.

Экономические объекты широко применяют различные документы (платежные поручения, акты, сводки, ведомости и т. д.) для отражения своей деятельности.

Совокупность документов одного вида, объединенных по определенному признаку, образует массив .

Пример массива – множество финансовых отчетов предприятий некоторой отрасли.

Автоматизированная информационная система (АИС) – это совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств, а также специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Важнейший элемент АИС – информационное обеспечение (ИО). Это информация, характеризующая состояние управляемого объекта и являющаяся основой для принятия управленческих решений. Одним из компонентов ИО является информационная база.

Информационная база включает внутреннюю и внешнюю информацию, хранящуюся на различных носителях.

Внутренняя – финансово-хозяйственное состояние экономического объекта в различные временные интервалы.

Внешняя – состояние рынка и конкурентов, процентные ставки и цены, налоговую политику и др.

Внемашинная организация экономической информации

Информационная база АИС состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной.

Внемашинная – та часть ЭИ, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств.

Внемашинная часть представлена различными документами. Документы классифицируют по:

· сфере деятельности – плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.

· отношению к объекту управления – входящие, исходящие, промежуточные, архивные;

· назначению – распорядительные, исполнительные, комбинированные;

· способу использования – разовые и накопительные;

· способу заполнения – заполняемые вручную или при помощи технических средств.

В документе выделяется:

· заголовочная часть , которая включает: наименование объекта, характеристику документа (индекс), наименование документа, зону для проставления кодов, постоянных реквизитов-признаков;

· оформляющая часть, в которой содержатся подписи лиц, ответственных за правильность его составления, а также дата составления.

Классификация – это распределение множества объектов на подмножества в соответствии с установленными признаками сходства или различия.

Признак сходства или различия, положенный в основу классификации, называется ее основанием .

Совокупность правил классификации и результат классификации называется системой классификации .

Существует две системы классификации – иерархическая и фасетная.

В фасетной системе заданное множество объектов делится на группировки по нескольким независимым признакам (фасетам). Пример – классификация промышленной продукции «Обувь»: по материалу, по качеству, по половозрастному признаку.

Иерархическая система – когда какое-либо множество объектов подразделяется на классы, подклассы, группы и т.д. последовательно, по взаимоподчиненным основаниям. Пример :

Кодирование информации – это образование и присвоение кодового обозначения объекту классификации, признаку классификации и(или) классификационной группировке.

Коды позволяют: уменьшить объем информации, вводимой в ЭВМ; облегчить запись на машинные носители; осуществить поиск и сортировку; обеспечить наглядность выходных документов.

Коды классифицируют по:

· форме представления – цифровые и алфавитно-цифровые;

· длине – однозначные и многозначные;

· методу образования – порядковые, серийно-порядковые, разрядные, комбинированные.

Порядковый – объектам присваиваются порядковые номера, начиная с единицы.

Серийно-порядковый – выделяются серии номеров, а внутри серии – присваиваются порядковые номера.

Разрядный метод – для кодирования объектов, определяемых несколькими соподчиненными признаками. Каждому признаку классификации –определенное число разрядов, в пределах которого кодирование начинается с единицы.

Пример . Составить код студента, который обучается в институте, где: 2 отделения (дневное и заочное); 5 факультетов; на дневном отд. – 4 курса, на заочном – 5; на каждом курсе– не более 6 групп; в группах – не более 35 студентов. Тогда структура кода студента такова:

Длина кода студента – 6 разрядов.

Коды проставляются согласно классификаторам. Классификатор – систематизированный свод наименований объектов и их кодовых обозначений. Они делятся на общегосударственные (н-р, классификатор отраслей народного хозяйства), отраслевые (н-р, классификатор видов оплат в легкой промышленности) и локальные ((н-р, классификатор структурных подразделений предприятия).

3. Внутримашинная организация экономической информации

Внутримашинная часть информационной базы АИСхранится на машинных носителях в отдельных не связанных между собой файлах данных или в едином месте, называемом базой данных (БД).

Файловая организация данных для обработки больших массивов информации, часто используемых многими, имеет ряд недостатков :

1) высокая степень избыточности данных в файлах ;

2) жесткая связь данных и прикладных программ ;

3) нет возможности установки связи между данными разных файлов ;

4) ограниченный контроль данных ;

5) недостаточные возможности управления данными .

Причины, обусловившие появление и быстрое развитие БД:

· недостатки файловой организации;

· необходимость централизации данных с целью коллективного доступа к ним;

· повышенные требования к скорости обработки и достоверности данных;

· технический прогресс в аппаратных средствах.

БД в общем смысле можно определить как определенным образом организованную совокупность данных.

База данных – это именованная совокупность данных, отображающая состояние объектов, их свойства и взаимоотношения в некоторой предметной области.

Объектом может быть предмет, вещество, событие, лицо, явление, абстрактное понятие, то есть все то, что может характеризоваться набором значений некоторой совокупности атрибутов.

Атрибут – это информационное отображение свойства объекта. Н-р, объект «книга» характеризуется атрибутами – «наименование», «авторы», «количество страниц», «тираж», «цена» и др.

Предметная область – это часть реального мира, которая описывается и моделируется с помощью БД.

Преимущества БД

1. БД можно рассматривать как информационную модель объекта , от обоснованности, точности и достоверности которой во многом зависит эффективность управления объектом.

2. В БД информация хранится централизованно . Многие могут иметь возможность доступа, просмотра и изменения данных в одно и то же время, при этом пользуясь самой последней версией информации. Легче изменять и согласовывать данные. Экономится дисковое пространство.

3. Организация данных в базах дает возможность быстрого поиска, отображения и анализа данных .

БД представляет собой новый подход к организации данных. Возможно обращение к данным без знания физического расположения их в памяти компьютера , вследствие чего доступ к данным и их обработка более просты. Разработка прикладных программ, использующих БД, становится проще, быстрее, дешевле.

Информационные системы

Лекция 5

Листинг 5.3.1. Программа, реализующая алгоритм Краскала

procedure Kruskal (V: SET; Е: SET; var T: SET);

{ V - множество вершин, Е и Т - множества дуг }

ncomp: integer; { текущее количество компонент }

edges: PRIORITYQUEUE;

{множество дуг, реализованное как очередь с приоритетами}

components: MFSET;

{ множество V, сгруппированное в множество компонент }

u, v: вершина;

nextcomp: integer; { имя (номер) новой компоненты }

ucomp, vcomp: integer; { имена (номера) компонент }

MAKENULL(edges) ;

ncomp:= число элементов множества V;

for v V do begin { инициализация компонент,

nextcomp:= nextcomp + 1;

INITIAL(nextcomp, v, components)

for e E do { инициализация очереди с приоритетами,

INSERT(e, edges);

while ncomp > 1 do begin { рассматривается следующее ребро }

е:= DELETEMIN(edges) ;

пусть е = (u, v);

ucomp:= FIND(u, components);

vcomp:= FIND(v, components);

if ucorap <> vcomp then begin

{ ребро е соединяет две различные компоненты }

MERGE(ucomp, vcorap, components);

ncomp:= ncomp - 1;

end; { Kruskal }

Время выполнения этой программы зависит от двух факторов. Если в исходном графе G всего е ребер, то для вставки их в очередь с приоритетами потребуется время порядка. Каждая итерация цикла while для нахождения ребра с наименьшей стоимостью в очереди edges требует времени порядка. Поэтому выполнение всего этого цикла в самом худшем случае потребует времени. Вторым фактором, влияющим на время выполнения программы, является общее время выполнения операторов MERGE и FIND. В любом случае алгоритм Краскала может быть выполнен за время.

Информация – сведения об окружающем мире
(объектах, событиях, процессах), уменьшающие степень неопределенности

Основные свойства информации:

Ø Достоверность (с определенной степенью допуска)

Ø Полнота (достаточная для принятия решений)

Ø Понятность (для восприятия)

Ø Ценность (моральная, материальная)

Ø Адекватность (соответствие созданного образа реальному прототипу)

Особенности экономической информации:

Ø Большие объемы

Ø Цикличность

Ø Многообразие источников и потребителей

Ø Рост удельного веса рутинных процедур

Ø Высокая степень ответственности (перед собственниками, кредиторами, потребителями, государством…)

Информационная система (прежнее определение)

Организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы

(Закон «Об информации, информатизации и защите информации» №24-ФЗ)

Информационная система (новое определение)

Совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств

(Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» №149-ФЗ)

Информационная система – совокупность информации, средств сбора, передачи, обработки и хранения совместно с персоналом, осуществляющим действия с информацией.

Информационные ресурсы:

Базы данных

Документы

Массивы документов

Информационные технологии

Персонал

Соотношение информации, ИС и ИТ

Миссия ИС

Производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами

Создание информационной и технической среды для осуществления управления организацией

Задачи ИС

Обеспечение принятия управленческих решений:

предоставление

Необходимой информации

В нужном месте

В требуемое время

Схема взаимодействия внешней и внутренней среды

Функции управления через систему прохождения потоков информации

В научно-технической литературе часто используются термины «система», «система управления», «автоматизированная система управления», «автоматизированные информационные системы».

Слово «система» (от греческого systema) - означает целое, составленное из частей или множества элементов, связанных друг с другом и образующих определенную целостность, единство. То есть под системой понимается совокупность связанных между собой и с внешней средой элементов или частей, функционирование которых направлено на получение конкретного полезного результата.

В соответствии с этим определением практически каждый экономический объект можно рассматривать как систему, стремящуюся в своем функционировании к достижению определенной цели. В качестве примера можно назвать систему образования, энергетическую, транспортную, экономическую и др.

Информационная система является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой .

Экономическая информационная система (ЭИС) - это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений (Титоренко Г.А).

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов.

Автоматизированная информационная система (АИС) представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений (Титоренко Г.А).

Более общее понятие АИС – человеко-машинный комплекс с автоматизированной технологией получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности. Создание АИС способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления. Наибольшая эффективность АИС достигается при оптимизации планов работы предприятий, фирм и отраслей, быстрой выработке оперативных решений, четком маневрировании материальными и финансовыми ресурсами и т.д. Поэтому процесс управления в условиях функционирования автоматизированных информационных систем основывается на экономико-организационных моделях, более или менее адекватно отражающих характерные структурно-динамические свойства объекта. Адекватность модели означает прежде всего ее соответствие объекту в смысле идентичности поведения в условиях, имитирующих реальную ситуацию, поведение моделируемого объекта в части существенных для поставленной задачи характеристик и свойств..

Опыт создания АИС, внедрение в практику экономической работы оптимизационных методов, формализация ситуаций производственно-хозяйственных процессов, оснащение государственных и коммерческих структур современными вычислительными средствами коренным образом видоизменили технологию информационных процессов в управлении. Повсеместно создаются АИС управленческой деятельности.

Существуют различные классификации экономических информационных систем, каждая из которых преследует определенные цели. Важными классификационными признаками являются: масштаб системы и интеграция ее компонентов, степень структурированности решаемых задач, сложность алгоритмов обработки и другие.

по сфере применения различают информационные системы бухгалтерские, банковские, страховые, налоговые и другие;

по степени автоматизации информационных процессов – ручные, автоматические, автоматизированные (Левчук Е.А.);

по характеру решаемых задач – системы, разрабатываемые для решения структурированных (формализуемых) задач, неструктурированных (не формализуемых) задач и частично структурированных задач (у большинства решаемых задач известны не все элементы и взаимосвязи между ними);

по режиму обработки – информационные системы, работающие в пакетном и в интерактивном режимах. Пакетная технология используется в основном в экономических информационных системах централизованного типа. Особенности технологии:

информация собирается по одному каналу связи или устройству ввода;

процесс подготовки информации отделен от непосредственно обработки;

информация обрабатывается без воздействия на нее со стороны пользователя;

процесс обработки детерминирован по этапам и каждому из них соответствует свое информационное и программное обеспечение.

по виду применяемых программных средств разные авторы классифицируют информационные системы по-разному, и единая точка зрения отсутствует. В одних работах предлагается классифицировать программные средства в соответствии с видами используемой техники, в других – по выполняемым функциям:

мини-бухгалтерии ориентированы на малый бизнес и рассчитаны на использование на одном компьютере. Предназначены для бухгалтерий с небольшим объемом учетной работы, без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным разделам учета. Позволяют вести синтетический и несложный аналитический учет, включающий ввод и корректировку бухгалтерский проводок, выполнение расчетов и вывод на печать оборотной ведомости, некоторых журналов-ордеров и первичных документов;

инструментальные системы (бухгалтерские конструкторы) – это программные продукты, способные гибко настраиваться на специфику выполняемых расчетов. Пользователь может самостоятельно конструировать систему обработки данных, описывая необходимые расчетные алгоритмы, макеты ввода первичной информации, правила построения отчетов ввода первичной информации, правила построения отчетов на специализированном формальном языке. Бухгалтерские конструкторы основываются на некой общей модели бухгалтерского учета, в которой специфика отдельных участков явно не выделена;

комплексы функциональных бухгалтерских автоматизированных рабочих мест состоят из отдельных, функционально законченных и взаимосвязанных АРМ, соответствующих основным разделам бухгалтерского учета.

по структурному признаку различают системы централизованные, децентрализованные и системы коллективного пользования. Степень централизации или децентрализации зависит от количества и важности решений, принимаемых на нижнем уровне, от организации количественного контроля за работой нижнего уровня. Недостатками централизованной системы являются: слабая мобильность и модифицируемость, большие затраты времени на обработку. Децентрализация обеспечивает приоритетность и упрощение принимаемых решений, стимулирование инициативы работников;

по сфере действия системы бывают государственными, коммерческими, производственными, управленческими и другими;

по уровню автоматизации управления различают автоматизированные системы управления, информационно-справочные и информационно-поисковые системы;

по режиму работы комплекса технических средств системы бывают дискретными и непрерывными;

по характеру интеграции функциональных задач различают системы, подсистемы, отдельные задачи.

Автоматизированные информационные системы разнообразны и могут быть классифицированы по ряду признаков.

По видам процессов управления автоматизированные информационные системы подразделяются на:

АИС управления технологическими процессами - это человеко-машинные системы, обеспечивающие управление технологическими устройствами, станками, автоматическими линиями.

АИС управления организационно-технологическими процессами - представляют собой многоуровневые системы, сочетающие АИС управления технологическими процессами и АИС управления предприятиями.

Можно выделить отраслевые, территориальные и межотраслевые АИС, которые одновременно являются системами организационного управления, но уже следующего - более высокого уровня иерархии.

Отраслевые АИС функционируют в сферах промышленного и агропромышленного комплексов, в строительстве, на транспорте. Эти системы решают задачи информационного обслуживания аппарата управления соответствующих ведомств.

Территориальные АИС предназначены для управления административно-территориальными районами. Деятельность территориальных систем направлена на качественное выполнение управленческих функций в регионе, формирование отчетности, выдачу оперативных сведений местным государственным и хозяйственным органам.

Межотраслевые АИС являются специализированными системами функциональных органов управления национальной экономикой (банковских, финансовых, снабженческих, статистических и др.). Имея в своем составе мощные вычислительные комплексы, межотраслевые многоуровневые АИС обеспечивают разработку экономических и хозяйственных прогнозов, государственного бюджета, осуществляют контроль результатов и регулирование деятельности всех звеньев хозяйства, а также контроль наличия и распределения ресурсов.

Современное развитие информатизации в области экономической и управленческой деятельности требует единых подходов в решении организационных, технических и технологических проблем. Основными факторами, определяющими результаты создания и функционирования АИС и процессов информатизации, являются:

Активное участие человека-специалиста в системе автоматизации обработки информации и принятия управленческих решений;

Интерпретация информационной деятельности как одного из видов бизнеса;

Наличие научно обоснованной программно-технической, технологической платформы, реализуемой на конкретном экономическом объекте;

Создание и внедрение научных и прикладных разработок в области информатизации в соответствии с требованиями пользователей;

Формирование условий организационно-функционального взаимодействия и его математическое, модельное, системное и программное обеспечение;

Постановка и решение конкретных практических задач в области управления с учетом заданных критериев эффективности.

Следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в комплексе элементов АИС является человек , специалист. В нынешних условиях функционирования новых информационных технологий нет четкого различия между экономистом-пользователем системы, постановщиком задач, оператором, программистом, представителем обслуживающего технического персонала, как это было раньше. Сегодня существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют методом интерпретации быстро разрабатывать собственные программно-ориентированные продукты - пакеты прикладных программ. Для этого нужно быть прежде всего хорошим специалистом в своей области и в меньшей степени владеть программированием. В помощь пользователю все активнее внедряется объектно-ориентированный подход, который позволяет специалисту работать с теми же разновидностями первичных документов, что и до внедрения АИС.

Кроме компьютеров к техническим средствам АИС относят средства связи (телекоммуникации) и оргтехнику (телефон, факс и т.п.).

Появилась возможность объединять персональные ЭВМ в сети, что создает пользователю качественно новые условия для проведения оперативного анализа производственных, экономических и финансовых ситуаций, а в сочетании с суперЭВМ эти возможности практически неограниченны.

Несмотря на всю важность технических решений, ценность и уникальность АИС составляют интеллектуальные продукты, разрабатываемые участниками проектирования и последующих доработок. При этом очень важное, а иногда решающее значение для долговечности и устойчивого функционирования систем имеет наличие хорошо написанных для пользователей системы подробных инструкций по эксплуатации, совокупность которых образует документацию АИС.

Появление новых информационных технологий, разработка интеллектуальных технических средств позволяют создавать информационные системы с высокой степенью интеллектуализации, которая проявляется:

в расширении функций общесистемного программного обеспечения;

в разработке новых прикладных систем с элементами экспертных систем;

в организации технологических процессов планирования, управления и контроля деятельности предприятия в режиме реального времени;

в интеллектуализации технической платформы (многофункциональные устройства, многопротокольные адаптеры, виртуализация памяти, каналов связи и др.).